承認ワークフローとは？ワークフローシステム導入のポイントも解説

承認ワークフローとは？

あらゆる事業活動や業務の流れを意味するワークフローのうち、起票・申請にはじまり承認（決裁）で終わる業務の流れ（ワークフロー）のことを承認ワークフローと言います。特に日本の企業は、承認なくして仕事が進まないと言われるほどで、見積・請求、契約、決算、経費精算、休暇申請など、広範な業務で承認ワークフローが適用されています。
承認ワークフローは、申請者以外の他者が内容をチェックし、責任者が最終的に承認する仕組みです。これにより、内部不正や瑕疵のある契約締結を防ぎ、組織のガバナンスを実現します。
かつては、申請書や添付資料などの一式を複数の承認者に順に回付し、それぞれが確認後に署名や押印をする形が一般的でした。しかし、最近では大企業を中心に承認ワークフローシステムが導入され、電子化が進んでいます。

紙の承認ワークフローの課題

企業が承認ワークフローの電子化を急ぐ理由には、下記に挙げるような紙の承認ワークフローが抱える課題があります。

承認ルート確認など準備が大変

例えば見積・請求業務では、金額によって承認者の人数やルートが変わることがあります。通常は、社内規定を定め文書化して共有しますが、会社全体の規定とは別に部門ごとにルールを定めているケースもあり、承認ルートを間違えないよう社内規定や部門ルールを確認する必要があります。その上で、起案書や添付書類を作成し一式整えてようやく回付となります。

承認までに時間がかかる

支社で起票した申請を本社で最終承認するケースなど、承認者が複数拠点に跨がる場合は、社内便などで回付することになり余計に時間がかかります。同一拠点内で完結する場合も、途中の承認者が出張などで離席している間は止まってしまい、その積み重ねで最終承認が遅れがちです。

進捗状況が把握できない

迅速な見積提出や期限のある決算業務など、スピードが求められる業務において、承認ワークフローの遅滞は避けたいものです。しかし、紙の承認ワークフローの場合、回付された後、どこまで承認が進んでいるか（どの承認者で止まっているのか）が分からず、電話やメールで確認＆督促するなど余計な作業が発生することもあります。

出社して対応する必要がある

紙に署名or押印していく承認ワークフローは、承認者全員出社が前提で、コロナ禍で一気に導入が拡がったテレワークには向いていません。承認者がテレワーク中で次の出社まで止まってしまう可能性もあります。

改ざんなど不正リスクがある

紙の申請書類は、意図的にあるいはうっかりミスで一部が破損・欠落したり、変更・改ざんされたりする可能性があります。また、そのような事案が発生しても、いつ・どこで・誰がやったのかの調査は容易ではなく、内部統制の観点で問題です。

文書管理の負担と検索性の低さ

承認が下りた後の申請書類は、法律で7年間の保存が義務づけられている決算関係書類に限らず、一定期間保管するのが一般的で、厳格に管理できる（アクセスを制限できる）書庫など保管のためのスペース・設備が必要です。また、いざ監査対応などで申請書類の確認が必要になった時に、紙の申請書類は検索性が低く、探し出すのも一苦労です。

ワークフローシステム導入のメリット

前段で解説した諸課題は、ワークフローシステムを導入することですべて解決できます。

準備が簡単

あらかじめ見積・請求金額に応じて承認ルートを設定することで、金額を入力すれば自動的にルールに則って回付することができます。申請書類をプリントしてまとめる作業も不要で、回付に至る準備作業をすべてPC上で完結できます。

承認までの時間を短縮

承認者は、インターネット環境さえあれば、どこにいても内容を確認でき、離席による遅滞を最小化してスピード承認（決裁）を実現します。

進捗状況が分かる

ワークフローシステム上で、承認がどこまで進んでいるか、どの承認者のところで止まっているかが可視化され、ピンポイントで督促できるようになります。

テレワークにも対応

承認者は、在宅勤務などテレワーク中でも確認して承認でき、自由で柔軟な働き方を維持できます。

不正リスクを低減

ワークフローシステムは、修正した履歴がシステム上に残るため、不正リスクを低減することが可能です。

文書管理が楽で検索性に優れている

ワークフローシステム単体でも検索は可能ですが、文書管理システムと連携すれば、承認（決裁）後の申請書データをサーバ上でセキュアに保管できます。優れた検索機能で見たい文書をすぐに見つけられるほか、社内のあらゆる文書を包括的に検索できるようになり、さらなる業務効率化が期待できます。

承認ルートの基本パターンとワークフローシステム導入のポイント

承認ルートは下記4つの基本パターンに分類できます。

直線型

申請者 ⇒ 複数の承認者 ⇒ 決裁者の流れで申請から決裁に至る、最もシンプルなパターンです。

条件分岐型

申請条件（内容や金額）によって承認ルートが変わるパターンです。

指名型

承認者が、知見のある人物などを承認者に指名・追加するパターンです。

並列型

部門横断のプロジェクトなどで、部門ごとに承認ルートを設定して同時並行で承認を進め、その結果を踏まえ、最後にプロジェクトの責任者が決裁するパターンです。

実際には、4つのパターンを組み合わせる、途中で複数メンバーによる合議を挟むなどして、より複雑な承認ルートを運用しているケースも多く見られますが、ワークフローシステムによってはこうした複雑な承認ルートに対応しないものもあります。特にSaaS製品の場合はカスタマイズによる対応が難しいため、ワークフローシステムの選定にあたっては、社内規定や承認ルートを見直した上で、ワークフローシステムが対応可能かどうか確認する必要があります。

「ExchangeUSE ZERO」で解決

複雑な承認ルートに対応するワークフローシステムを低コストで導入したい企業にお勧めなのが、SaaSワークフロー「ExchangeUSE ZERO」です。50✕50のグリッド上に、起票から終了に至る各種処理のアイコンを並べるだけで、ノーコードで誰でも簡単に承認ルートを設計でき、承認者が多いケースや、分岐＆並行パターンが複雑なケースにも対応。個人を特定せずに知見のある特定部署に承認を依頼する、途中で複数名による合議を挟むといった処理も可能で、想定されるほとんどの承認ルートをシステム化できます。

多彩な承認ルートをノーコードで設計できる


ワークフローシステムを導入した企業のなかには、電子化はしたものの、相変わらず滞留が発生してスピードアップできていないケースもあります。「ExchangeUSE ZERO」では、承認者ごとに処理期限を設定することができ、期限を過ぎた案件をアラート表示、またはメール通知して滞留を防ぎ、承認・決裁のスピードアップを実現します。

処理期限を過ぎた案件/承認者名をアラート表示