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CASE.01稟議から決裁における
申請・承認・管理業務
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紙での申請のため、進捗状況がわからない、書類の紛失があったり大変だ
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稟議書を作成したが、誰に回覧・承認をもらえばよいかわからない
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決裁規程を都度確認しないといけないので、申請・承認時に手間がかかって大変だ
ExchangeUSEならこう解決！
進捗状況を見える化。決裁ルートの設定や決裁金額による自動分岐で、申請のフローが明確に。
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SOLUTION.01進捗状況の
「見える」化を実現。
書類紛失のリスクも
軽減！紙ではわからなかった進捗状況も、システム化することによりリアルタイムで確認することができます。 申請者は提出した案件がどこで滞留しているのかわかるため、承認のスピードアップにつながります。
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SOLUTION.02申請承認ルートを規定に沿って初期設定。承認フローの都度確認が不要に。
決裁規程を承認フローに設定しておくことで、ルール通りの確実な回送を自動化します。「500万円未満は課長、500万円以上は部長」といった金額ごとのルールも、入力内容に応じてルートが自動分岐。申請者も承認者も迷わずスムーズに申請・決裁を進めることができます。
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CASE.02総務人事諸届における
申請・承認・管理業務
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複数の申請書の提出が必要な事象の場合、何の申請書を提出すれば良いか分からない
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管理部門は、申請者から必要書類の問合せに都度対応しなければならない
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管理部門は、申請者から提出漏れの書類が無いか確認する業務に手間がかかる
ExchangeUSEならこう解決！
申請者が直感的に提出するべき申請書類を把握できることで、管理部門の承認業務が明確になり確認工数削減。
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SOLUTION.01「はい／いいえ」の回答で
提出すべき申請を自動で
ナビゲート！引っ越しや結婚など、ライフイベント時の申請をスマートにサポートします。画面の質問に答えるだけで、提出すべき申請書や役所で取得する書類を自動でナビゲート。従業員の「何を提出すればいいかわからない」を解消し、申請漏れをゼロにします。管理部門にとってもメリットは絶大です。頻発していた問い合わせ対応の時間が削減され、別業務へのシフトが可能に。さらに、足りない書類の進捗状況も一覧画面でひと目で把握できるため、管理運用の手間を劇的に減らせます。
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CASE.03製造における図面回覧
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回送先の部門が複数あり順番に回送しているため、時間がかかっている
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図面など申請に必要な添付ファイルの容量が大きく、都度、運用で工夫しながら回送していて大変
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過去の回覧案件を確認する際、図面と一緒に回覧履歴も確認したい
ExchangeUSEならこう解決！
承認のリードタイム短縮や明確な伝達事項を可能とし、さらに大容量データの一元管理で、
素早く正確な意思決定を可能に。
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SOLUTION.01並行回覧で承認の
リードタイムを短縮。
素早い意思決定が可能に。関連部門が多岐に渡る場合、紙で回覧を行うと時間がかかります。ExchangeUSEでは回覧を並行で行うことが可能ですので、承認のリードタイムを短縮することができ、素早い意思決定が可能になります。
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SOLUTION.02必要事項の書き込みも
システム上にできるから、
紛失のリスクが無い紙で回覧して必要事項の書き込みや必要書類の追加をしていく運用では、書類を紛失するリスクがあります。システム化することで自身の回覧時にシステム上にコメントを残すことができ、また添付書類も電子で行えるため、紛失するリスクを排除することができます。
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SOLUTION.03クラウドストレージ
「Box」と連携で
大容量の図面データも
一元管理が可能。ワークフローシステム「ExchangeUSE」なら、容量無制限の「Box」との連携でこの問題をスマートに解決します。大容量の図面はBoxに保存し、ワークフロー上にはURLリンクを貼るだけで簡単に添付・回覧が可能に。承認履歴と図面データがシステム内で強固に紐付き、確実な一元管理と完全ペーパーレス化を実現します。
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CASE.04関連する申請書への
申請内容の引継ぎ
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稟議決裁が下りた後、決裁内容を受けて実行申請をする場合、決裁書の内容を見ながら申請書を作成するのが手間
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承認する際、どの決裁書に該当する申請書であるか、都度確認に手間がかかっている
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過去の決裁書と実行申請書が紐づいていないため、確認、管理が煩雑
ExchangeUSEならこう解決！
自動転記により手間やミスを省き、申請書と決裁書の確認比較・承認業務の効率化を実現！
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SOLUTION.01決裁内容を
自動転記できるから、
決裁に基づいた申請が
手間なく確実に。物品購入の決裁が下りた後に購入申請をするケースでは、物品購入の「決裁」データの、必要な項目を「購入申請」へ自動で引き継ぐことができます。これにより、同じ内容を再度入力する二重の手間が省けるだけでなく、手動転記による入力ミスも未然に防止。申請書作成にかかる時間を大幅に短縮し、業務の効率化を実現します。
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SOLUTION.02決裁書の内容が
申請書へ転記されているため、承認する際のチェックを最小限に！従来の承認業務では、申請書と元の決裁書を見比べながら内容を確認する必要がありました。「ExchangeUSE」では、決裁書の内容をそのまま申請書へ引き継げるため、わざわざ決裁書を探して確認する手間が省けます。これにより、承認時のチェック負担を最小限に抑え、意思決定の迅速化と承認業務の効率化を実現します。
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SOLUTION.03決裁書と実行申請書が
紐づいているため、
管理部門の確認、
管理もスムーズな運用が
可能。決裁書と実行申請書がしっかり紐づくため、管理部門のデータ管理がラクになります。申請書に決裁番号が引き継がれているので、後からの検索も簡単。紐づく元データをわざわざ探し回る必要がなくなり、社内からの問い合わせや書類チェックの運用がスムーズになります。
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