ExchangeUSEを利用するシーン ユースケース

ExchangeUSEならこう解決！

• 

  SOLUTION.01システム化することで
  進捗状況の見える化が可能！
  書類を紛失するリスクも
  なくなる。

  紙ではわからなかった進捗状況も、システム化することによりリアルタイムで確認することができます。 申請者は提出した案件がどこで滞留しているのかわかるため、承認のスピードアップにつながります。

• 

  SOLUTION.02システムで決められたルートに沿って回送されるため、
  申請する際に迷わない！
  決裁規程を承認フローに
  設定しておくことで、
  規程通りに回送されるので
  都度チェックの手間が不要に！

  例えば、物品購入の決裁において500万円未満は課長決裁、500万円以上は部長決裁のような規程があった場合、規程によって承認ルートを自動分岐できるので、申請者や承認者は承認ルートがわからなくても簡単に回送 することが可能です。

ページ上部に戻る

ExchangeUSEならこう解決！

• 

  SOLUTION.01事象に対して
  はい／いいえの回答をすると、
  自身が提出すべき申請を
  自動でナビゲート可能。

  引っ越しや結婚など、人事に関する変更があった際に、ExchangeUSEでは自身がどの申請を出す必要 があるかをナビゲートする機能があります。あらかじめ設問を用意し、はい／いいえの回答を行うだけで 自身に必要な申請書、また役所から取得して会社に提出すべき書類についても導くことができます。この機能により申請者は申請漏れがなくなり、管理者は都度申請者から必要書類の問い合わせを受ける 時間がなくなり、別業務に充てる時間を増やすことができます。

  また、管理部門も一覧画面から足りていない申請書類など進捗状況の管理も簡単にできます。

ページ上部に戻る

ExchangeUSEならこう解決！

• 

  SOLUTION.01回覧を並行で行うことで
  承認のリードタイムを短縮。
  素早い意思決定が可能に

  業務の性質上、関連部門が多岐に渡る場合があり、紙で回覧を行うと時間がかかります。ExchangeUSEでは回覧 を並行で行うことが可能ですので、承認のリードタイムを短縮することができ、素早い意思決定が可能になります。

• 

  SOLUTION.02必要書類は電子で添付。
  必要事項の書き込みも
  システムで実施できるので
  紛失を防止できる！

  これまで紙で回覧し必要事項の書き込みや必要書類を紙で添付していたため、書類を紛失するリスクがありまし た。システム化することで自身の回覧時にシステム上にコメントを残すことができ、また添付書類も電子で行えるため、紛失するリスクを排除することができます。

• 

  SOLUTION.03クラウドコンテンツ管理プラットフォームのBoxと連携！
  大容量の図面データも
  一元管理可能。

  図面データは容量が大きくなりがちで、ワークフローを導入してもシステムに添付できず紙管理となるケースも少なくありません。ExchangeUSEでは容量無制限で利用できるBoxと連携することで、大容量の添付であってもBox に保存してあるデータをURLリンクで紐付けて回覧することができます。ワークフローで回覧できるので、承認履歴と図面データを一元管理することが可能です。

ページ上部に戻る

ExchangeUSEならこう解決！

• 

  SOLUTION.01物品購入決裁の内容が購入申請に自動転記されるため、
  申請書も短時間で作成可能！

  物品購入決裁で入力した項目の中から、必要な項目を購入申請に引き継ぎできるため、二重入力をする必要がなくなります。また、手動転記による入力ミスもなくなります。

• 

  SOLUTION.02決裁書の内容が
  申請書へ転記されるため、
  承認する際のチェックを
  最小限に！

  申請書を承認する際、通常は決裁書の内容を確認しながら承認します。ExchangeUSEでは、決裁書の内容を申請書に引き継ぐことができ、決裁書を確認する必要がなくなるため、承認の効率化につながります。

• 

  SOLUTION.03過去の決裁書と実行申請書が
  紐づいているため、
  管理部門の確認、管理も
  スムーズな運用が可能。

  過去の決裁書を検索することになった際にも、申請書に決裁番号を引き継いでおくことで、簡単に確認することができます。

ページ上部に戻る