組織改編とは？目的・進め方・企業ITへの影響など徹底解説

組織改編とは？組織変更や組織改革との違い

「組織改編」とは、企業の組織構造や体制を文字通り改編する（見直して変更する）ことです。類似の用語として「組織再編」「組織変更」などがありますが、基本時にはすべて同義と考えられます。明確な違いがあるとすれば、企業同士の合併など会社法上の変更があり、法的手続きが発生するか、単なる部門・部署の新設や統廃合などに留まり、法的手続きが不要かで、それを規定する用語というわけではありません。「組織改革」という用語もよく耳にしますが、こちらはカタチとしての組織体制よりも、組織文化やガバナンスなど、組織運営に重きを置いて用いられる傾向があります。ただし、組織改編・組織再編・組織変更のいずれも組織改革をともなうのが一般的で、組織改革は組織改編や組織変更の一部構成要素と考えてよいでしょう。

ワークフロー業務改善/業務効率化

INDEX

組織改編の目的

組織改編はどのような目的で行われるのでしょうか。前段で触れた、法的手続きをともなう企業買収や合併、持ち株会社体制への移行などは、一般的に事業の拡大を目的として行われ、組織改編に直結します。そのほか主なものとして、下記のような目的があげられます。

新規事業立ち上げ・業態転換

企業が新しい事業を立ち上げる場合、全社からその分野に適したスキルを有する人材を集め組織を新設するのが一般的です。業態転換に及ぶような場合、組織変革は全社に及びます。

意志決定の迅速化

ピラミッド型の組織をフラットな組織に変更する、経営企画室など経営直属の組織を新設するなどして、経営と現場の距離を縮め意志決定とその実行を迅速化するために組織改編を行うケースがあります。

ガバナンス強化・セキュリティ対策

ガバナンスを強化するために、社外取締役を置いてガバナンスをチェックする組織を設ける、サイバーセキュリティ対策としてCSIRT※を設置するといったケースもあります。

従業員の意識変革

ビジネス環境の変化に対応し、厳しい競争に勝ち抜くには従業員の協力が欠かせません。大胆な人事異動に伴う組織改編によって、マンネリ化から脱却し従業員1人ひとりの能力を引き出すことを目的とします。
※Computer Security Incident Response Teamの略、インシデント発生時に、「対応」「復旧」「対策」を実施する組織

組織改編の進め方

組織改編は人の異動や職務内容の変更をともなうだけに、従業員のモチベーション低下を来すことのないよう、段階を踏んで慎重に進める必要があります。

1.As Is / To Be

まずは組織の現状（As Is）を詳細に分析して問題点や改善点を可視化し、分析結果を基に改編の方向性を決定します。その上で、目的や目標（To BE）を明確化、従業員が改編の意義を理解して行動に落とし込めるよう、売上拡大、コスト削減、生産性や顧客満足度の改善など具体的な数値目標に落とし込みます。

2.スケジュールなど計画策定

組織改編のスケジュールを決め、実施に向けたリソース配分を行います。リソース配分では、部門ごとに責任者・担当者などを配置し、必要な予算措置も行います。

3.社内理解促進

従業員とのコミュニケーションを通じて、組織改編の目的や目標、具体的な実行プランなどを伝えます。経営者、部門長、現場責任者が一体となり、重層的かつ継続的にコミュニケーションを重ねることで、従業員の疑問や不安を解消し、組織改編に向けた意志統一を図ります。

4.確実な計画実行

計画に基づき組織改編を実行しつつ、スケジュール通りに進んでいるかをモニタリング。現場の意見・要望なども積極的に集め、必要に応じて計画の見直しを行います。

5.実行後の評価・改善

組織改編は実行して完了ではなく、改変後も数値目標の達成状況や、従業員の意識の変化などについて、定期的に評価・改善を行い、最適化を図る継続的なアプローチが求められます。

企業ITへの影響

あらゆる企業活動でIT活用が進む今日、組織改編は企業ITにも大きな影響を及ぼし、様々なシステムで変更対応が求められます。組織改編では改編の規模に応じて人事異動をともなうため、まずは人事マスタを変更登録した上で、システムを利用する際のIDについても変更登録し、システム利用やファイルアクセスについて適切に権限を設定する必要があります。
意外に影響が大きいのが、申請・承認をともなう各種業務システムです。経費精算・勤怠管理などの業務システムや稟議システムなど幅広いシステムにおいて、新しい人事情報に基づくワークフローを実現するため、人事マスタ情報の登録・反映が必要で、手作業で対応する場合は相当な工数が発生します。登録の遅れやミスはガバナンス低下に直結するため、各システムのワークフローについて棚卸をするなど、早目に準備を進めることをお勧めします。

組織改編に適したワークフローの条件

企業合併や持ち株会社化などの大規模な組織改編では、人事マスタ変更にともなうワークフローのマスタ変更・登録を、いかに効率化できるかが重要です。人事システムと連携していないワークフローが多いケースでは、手作業でマスタ登録を行う必要があり、主管部門の負担が大きくなるほか、人為ミスによるガバナンス低下も懸念されます。こうした事態は、下記の2つのポイントを踏まえてワークフローをリプレイスし一元化することで回避できます。企業合併や持ち株会社化など、大規模な組織改編だけではなく、部門・部署の統廃合においても、バラバラの稟議システムを一本化することでメリットが得られます。

人事システムとの連携性

人事システムからワークフローへのマスタ連携ができれば、手作業のマスタ登録による工数負担と人為ミスを回避することができます。

承認ルート設定の柔軟性

“人”を指定して承認ルートを設定するワークフローの場合、人事異動のたびに変更が必要になりますが、組織・役職で設定できるワークフローなら変更は不要です。

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