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[背景と課題] 会計・経費関連の処理の効率化が課題
旧システムの改善には限界があった
朝日生命保険は、支社・営業所の業務において会計・経費関連が占めるウェイトが高く、その効率化が課題でした。また、旧システムは数十年前に自社開発したもので、そこに多くの機能追加や改良を加えてきたことから、これ以上の開発による改善も困難となっていました。
「多くの機能追加で、伝票の起票、経費精算の各事務について、検証フローと画面が別々になっていたり、一部については紙ベースの検証となっているなど、フローが統一されていませんでした。操作も難しく、多くのユーザーが自身で経費精算しにくいことも課題でした」と主計部 事業費指導役の石島貴弘氏は振り返ります。
例えば、経費精算の「摘要」はシステム入力に対応せず、紙の書類のため、内容・証憑書類を確認するには現物を見るしかありませんでした。
「当時のシステムの性質上、支社は、毎日『会計を締める』操作が必要で、その処理をしないと当日の伝票データが成立せず、滞留してしまいます。主計部で伝票データの内容が確認できず、紙を探す作業に追われることもありました」と主計部 会計課長の上原真由美氏は語ります。
他にも、コーポレートカードの精算入力において、ユーザーの申請漏れ（遅延）が散見されたり、事務ミスの発生といった問題も抱えていました。
石島 貴弘 氏
主計部 事業費指導役
本社で成果を挙げていた「ExchangeUSE」にシステムを刷新
こうした問題を解決するため、2019年10月頃に同社では旧システムの刷新を検討することになりました。
すでに2016年12月に本社で導入していた「ExchangeUSE」が安定稼働し、業務効率化に大きな成果を挙げていたことから、他の選択肢は検討せず、2020年4月に導入を決定しました。人事異動が多い同社では、本社・支社間で異動した際も同じ「ExchangeUSE」であれば本社の伝票システムとも違和感なく操作ができると判断しました。
「本社導入の際も含めて『ExchangeUSE』を特に評価しているのは、カスタマイズへの柔軟な対応です。経費精算のほか、社内のお金が絡まない業務処理も一つのプロセスとして扱えるなど、当社の業務運用に合っていたことが大きいですね。また、本社の伝票システムを元に支社・営業所の経費予算をタイムリーに把握できるよう対応してもらいました」（石島氏）
[解決と効果] 多岐にわたる申請に活用され、業務の大幅な効率化を実現
伝票や経費申請がひとつのシステムに集約
朝日生命保険では、2022年8月にAWS上で「ExchangeUSE」の運用を開始し、国内58支社とその配下の約560営業所において活用、最大で4,000ユーザーが利用しています。入出金伝票、保険料等計上・決済伝票、本支社間付替伝票、経費精算、経費の予算管理と、「ExchangeUSE」は多岐にわたる申請業務に活用されています。
「これまで個別に立ち上げて処理していた伝票や経費申請がひとつのシステムに集約したことで、業務の大幅な効率化が実現しました」と主計部の米山由利子氏は導入の効果を高く評価します。
紙ベースの経費関係書類は、営業所より支社に社内便で回送した後に検証していましたが、伝票システム上で確認できるため可視化が進み、処理が迅速化しました。
「紙ベースでの検証も、支社会計システムの画面上で行うことで印レス化（押印の廃止）できました」と石島氏も評価します。
上原氏も続けて、「以前は、管理者の押印をもらうためだけに手間と時間のロスが発生していましたが、それがなくなり処理の迅速化はもちろん、催促などで気を使うこともありません。また、本社・主計部による伝票データの確認が可能となり、管理の強化につながっています」と効果を説明します。
従来は帳票への手書きで対応していた処理も、入力内容に基づいてシステムから帳票が出力される仕組みに変わってデジタル化し、入力事務の効率化に貢献しています。
上原 真由美 氏
主計部 会計課長
カスタマイズへの柔軟な対応を高く評価
プルダウンによるデータ選択など、操作性の改善も大きなメリットだと言います。
「特に、ひな形機能によって作成した伝票の流用が容易にできることで、特に便利になったという声を多くのユーザーから聞いています」（上原氏）
さらにフローの統一により、新たにシステムを利用する人への教育も効率化しています。
「約2,500名が利用するコーポレートカードは、以前は利用明細から転記し、処理していましたが、今ではカード会社から利用データを取得して、システム上でカード利用者本人の画面に金額・利用日等を反映できるようになりました。利用データから選択、起票するので処理が効率化し、金額相違等の誤処理もありません」（上原氏）
今回の「ExchangeUSE」の導入では、支社、営業所独自の経費精算もあったため、本社の伝票システムに比べて、多くのカスタマイズを追加しています。
「富士電機には当社の業務や性質をしっかり理解してもらい、課題解決に向けて真摯に対応してもらいました」（石島氏）
紙ベースのデジタル化、印レス化は、全体としての大きな時間短縮につながっています。
「正確な測定まではしていませんが、例えば、1回の精算処理の時間が5～10分短縮しているとして、それが日々、数千人分が積み重なれば、年間では相当の時間削減です。しかも、各ユーザーにとってこれらの業務はノンコア業務ですから、その分をコア業務に振り向けることで生産性向上にも大きく貢献していると考えています」（上原氏）
米山 由利子 氏
主計部
[今後の展望] 電帳法に対応し、紙データをデジタル化
本社側のコーポレートカード処理に対応
今後については、本社側ではまだ導入されていないコーポレートカードの処理を本社の「ExchangeUSE」に適用してもらうことを計画しています。また、次のステップとして、電子帳簿保存法への対応として紙書類をスキャンしてデジタルデータ化を進めることも検討しています。
「膨大な紙書類が存在するので一気にとはいきませんが、デジタル化により保存に掛かる負担軽減を図っていきたいと思います」（石島氏）
| 社名 |  朝日生命保険相互会社 |
|---|---|
| 所在地 | 東京都新宿区四谷一丁目6番1号（YOTSUYA TOWER） |
| 創業 | 1888年3月1日 |
| 総資産 | 5兆4,850億円（2024年3月末現在） |
| 事業内容 | 生命保険の販売および引受け、資産運用業務、他の保険会社の業務の代理および事務の代行 |
| 従業員数 | 職員：4,137名、営業職員：14,587名（2024年3月末現在） |
| 会社URL | https://www.asahi-life.co.jp/ |
