稟議書の電子化についてのコラム

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ワークフロー 稟議書 電子化

稟議書の電子化で得られるメリットをわかりやすく解説

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    稟議書とは何?なぜ必要なのか?

    組織で働くということは“協業”を意味します。みんなで納得しなければ、うまく力を合わせられず、進むべき方向へベクトルを合わせることも困難です。そのため、何か合意が必要な案件が生じたら、「この案件を進めてよいか?」と組織全体に諮って承認を得ることになります。そのプロセスを担う文書が稟議書です。組織によっては起案書、決裁書などと呼ぶこともあります。
    流れとしては、まず申請者が稟議書を作成し、上長をはじめとした承認者を経て、最終決裁者で最終の認否が決定されることが一般的です。稟議書で扱われる内容は組織(会社)によって若干違いはありますが、購買・調達関連、投資関連、人事異動、受注関連など多岐にわたります。内容や扱う金額などにより、様々な稟議ルールが社内で明文化されている場合もあれば、暗黙の不文律として稟議活動が行われている場合もあります。

    稟議を電子化するということは?

    稟議業務というもの自体は、これまでは紙で進められてきました。紙にはじめから手書き作成のケースもあれば、ExcelやWordなどの様式に入力、それを紙に出力し提出するというケースなどやり方は様々ですが、いずれにせよ紙で回送しているケースが多いです。
    これを紙に出力せず、完結させようというのが稟議書の電子化です。稟議書と言えば、承認の証としての印鑑が必須で、そのために電子化になじまないとされてきました。しかし、最近は電子印鑑といったテクノロジー、もしくはシステム上の承認履歴で十分という理解も浸透することにより、稟議書を電子化することへの抵抗は少なくなってきています。

    稟議を電子化するメリットは?

    稟議を電子化するメリットは、以下の4点に集約できます。

    1. 意思決定の迅速化
    これが何といっても最大のメリットです。紙の稟議書であれば自ら上長に提出しにいかなければならず、そこから先の承認ルートも、5階層あるなら5回、紙の稟議書を回覧させる必要があります。また、上長が出張などで長期間、不在の場合には、そこでストップしてしまい、最終決裁がなかなか下りないということになります。承認は常に、順次にしか進められず、同時並行というわけにはいきません。しかし、電子化すればボタン1つで稟議書は上長のもとへ飛んでいきます。さらに承認者が二人いるなら、二人へ同時に送ることができます。上長が海外出張で日本にいないとしても、稟議書を届け、承認してもらうことが可能になります。その結果、最終決裁までの所要時間が大幅に短縮されます。

    2. ステータス管理が可能
    紙の稟議では、申請者は自分の提出した稟議書が今、どこにあるかを知ることは困難です。しかし、電子化すれば、稟議書がどの階層まで上がっており、どういう状況にあるかが自席にいながら把握でき、急ぎの案件であれば、ピンポイントで認否を依頼することも可能になります。

    3. ペーパーレスを実現
    印刷出力が不要となるため、紙の使用量は劇的に減ります。また、これによってファイリングや書庫の確保・管理といった付帯作業も削減可能です。

    4. セキュリティ対策の強化
    紙の稟議書では、たとえ“コンフィデンシャル”と書かれていても、誰でも閲覧できます。電子化することにより、重要な稟議書を暗号化するといった適切なセキュリティ対策を講じることが可能です。

    ワークローシステムで稟議を電子化

    一番簡易な電子化の方法は、先にも述べた通り、ExcelやWordなどの稟議書テンプレートファイルを使い、必要な内容を入力後、そのまま添付ファイルとして上長に電子メールで送信することです。このやり方であれば、確かに一見電子化ができたように見えます。ただ、この方法は根本的な電子化とは言えません。
    電子メールでの送信では、申請が次に送信する相手をその都度、選択しなければなりません。これは、社員が組織の稟議ルールをすべて覚えていなければできないことで、結果的にミスを誘発し、組織が混乱してしまいます。また、電子メールでは、承認の進行状況を申請者が把握することはできず、この点は紙の稟議と同じです。こうした問題を解決するのが、ワークフローシステムです。
    ワークフローシステムは、様々な角度から、申請者・承認者・決裁者の作業を支援し、稟議にかかる時間を大幅に短縮するとともに、ペーパーレス化にも貢献します

    稟議の効率化を支援するワークフローシステムの機能

    日本には様々なワークフローシステムが存在しますが、基本的な機能は次のようなものです。

    ●申請・起票機能
    Webフォームでお客様固有の稟議書書式(フォーム)を作成し、提出できる機能です。フォームと別に添付ファイルやコメントを付加することも可能です。

    ●承認機能
    申請された案件に対する承認手続きを行う機能です。通常、承認・否認のみならず、差戻し、破棄、委任など複数のアクションパターンが用意されています。

    ●通知機能
    申請者や承認者に申請の状況・結果を通知する機能です。システム内で当事者が確認したり、メール通知や画面上でのポップアップ表示で知らせたりします。

    ●管理機能
    稟議書の承認ルートや閲覧時のセキュリティなど、ワークフローシステムを運用するにあたって、前提となる機能を設定する機能です。製品によっては、承認者ごとに承認期限を設けて、申請者が回覧スピードを設定できるものもあります。

    いかがでしょうか。ここまで解説してきたように、稟議書の電子化は日常の業務効率化に大きなメリットがあり、組織の意思決定を速める上でも役立ちます。この機会に、貴社でも検討されてみてはいかがでしょうか。

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