インボイス制度開始で必要になる登録番号のチェックをいかにシステム化するか

売手（インボイス発行側）に求められる対応

まず売手（インボイス発行側）の事業者だが、事前に適格請求書発行事業者の登録を受ける必要がある（免税事業者はその限りにない）。「適格請求書発行事業者の登録申請書」を税務署に提出（e-Taxでも提出可能）し、税務署での審査後「登録通知書」発行を受ける。そのうえで、継続的に取引を行う取引先に対し、登録番号や交付・受領方法などを通知して“準備完了”となる。

制度開始以降は、買手に対し「適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号」「取引年月日」「取引内容（軽減税率の対象品目である旨）」「税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率」「税率ごとに区分した消費税額など」「書類の交付を受ける事業者の氏名は名称」が記載された適格請求書を発行する。“適格請求書”とは言うものの、請求書以外の仕入明細書や納品書、領収書でも、上記6項目の必要事項が記載されていれば、紙または電子（PDFなど）を問わず適格請求書として交付できる。

買手（インボイス受領側）に求められる対応

適格請求書発行事業者の登録を受けた後は、適格請求書を作成・交付するだけの売手とは異なり、適格請求書を受け取る側の買手は毎月末の請求書の処理がかなり大変になる。紙or電子を問わず、適格請求書と免税事業者の請求書を区分の上、前者について6項目の必要事項が漏れなく記載されているか、記載内容が正しいかどうかを確認・チェックする必要があるが、やっかいなのが登録番号だ。登録番号は国税庁のインボイス制度適格請求書発行事業者公表サイトで確認できるが、都度同サイトを開いて番号を入力し確認するのは、大量の請求書を処理する企業にとって大きな負担だ。

適格請求書発行事業者公表サイトのWeb-API機能を利用して会計システム側にマスタを用意し、会計システムで処理する際に登録番号をチェックすることも可能だが、開発に時間とコストがかかるだけでなく、継続的なマスタ更新も必要になる。このほか、インボイス制度に対応した（登録番号チェック機能を搭載した）会計システムにリプレイスするという手もあるが、そのために手間やコストをかけるというのもあまり現実的ではない。

ちなみに、受領した適格請求書については7年間の保存期間が定められている。紙と電子の混在を避けたい場合は、電子帳簿保存法に基づき、紙の帳票類をPDF化するなどして電子での管理に一本化することになる（逆に、PDFをプリントして、紙に一本化して管理することはできない）。

ExchangeUSE インボイス対応で解決

基幹系システムの改修やインボイス制度に対応した会計システムへのリプレイスは難しい…という企業にお勧めなのが、会計システムとワークフローの連携によるソリューションだ。適格請求書発行事業者公表サイトのWeb-API機能を利用して、フロントのワークフロー側でマスタを作成し登録番号チェック機能を実装することで、会計システムの改修やリプレイスを回避できる。承認ワークフローを回すことでガバナンス強化も可能になる。ただし、ワークフローのパッケージ製品やSaaSは、API連携には対応していても、登録番号チェック機能まではもたないものが多く、こうした点に注目してワークフローを選定する必要がある。

富士電機が提供するワークフロー基盤ExchangeUSEの「旅費・経費精算 ワークフロー」のインボイス対応なら、ワークフロー側で登録事業者に関するマスタを作成できる。担当者が起票する際にマスタを参照して登録番号をチェックし、誤った番号で起票することによる差し戻しを回避。マスタ情報を元に事業者の名称や事業者課税区分の自動入力も可能で、担当者による起票業務の効率化にも貢献する。電子帳簿保存法にも対応しており、担当者が紙の請求書をPDF化して起票することで、経理部門の負担を軽減しつつ、100％電子化（ペーパーレス化）も可能だ。

ExchangeUSE インボイス対応による登録番号チェックの流れ

①起票画面にて登録番号を入力すると
②事業者の名称や事業者課税区分※が自動登録される
（※マスタに登録番号が存在した場合に、事業者課税区分に『課税事業者』が自動登録される）
③部門承認を経て、会計システムに仕訳データを送信