稟議書を電子化する上で陥る思わぬ落とし穴

電子化ワークフロー稟議書

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稟議書とは何？

組織には稟議書という文書が存在します。みなさんも日常的に作成したり、承認したりされているのではないでしょうか。
稟議書とは、組織から同意を得るための文書です。時間が湯水のようにあるのなら、案件ごとに会議を開き、議論して、認否を諮ればいいでしょう。しかし、組織には案件が山のように存在し、そのたびに会議を開いていたのでは業務が進みません。そこで、申請者が稟議書を作成して、複数の上司に回覧し、承認を求めるようにしたものが稟議書です。日本の組織は“合議・決裁”で動く特性があり、みんなで納得することにより、うまく力を合わせることができ、進むべき方向にベクトルも合わせることができる、この文化が稟議書に象徴されています。
稟議書で扱われるのは、購買・調達関連、投資関連、人事関連、受注関連などが主で、内容や扱う金額などにより、様々な稟議ルールが組織ごとに規定されています。

稟議書の電子化とは？

稟議書は、申請者が作成して承認者である上長に提出します。上長が承認印を押せば、またその上位の承認者に提出…、といった具合に何段階かの回覧を経て、最終決裁者の認否が決定。案件が動きだしたり、却下されたりします。
この流れは、かつては「紙書類」で進められてきました。定型の帳票を使ったり、ExcelやWordなどでテンプレートを作成しておき、それらを印刷・出力して使ったりすることもあります。この一連の流れを、デジタル化しようというのが稟議書の電子化で、通常、ワークフローというシステムが利用されています。印鑑を電子印鑑や承認ボタンに置き換えるなどして、稟議書はすべて電子文書化され、紙に出力する必要はなく、回覧はシステムの中だけで完結します。

稟議の電子化がもたらすメリット

ワークフローシステムによる稟議の電子化がもたらす最大のメリットは、何といっても承認行為を効率化できることです。電子化すれば、ボタン1つで稟議書は上長に届き、承認者が複数人いるなら、同時に送ることができます。また、海外出張中の上長に稟議書を送り、承認をもらうことも簡単、スピーディに行えます。結果的に、最終決裁までの所要時間が大幅に短縮できます。
ステータス管理も可能という点も、紙の稟議書と大きく違うポイントです。電子化すれば、対象の稟議書がどの階層まで上り、どういう状況にあるかが自席にいながらにして把握できます。また、ペーパーレス化の効果も絶大です。書類を印刷しなくてもよくなるため、紙の使用量は劇的に削減。また、ファイリングや書庫の確保・管理といった付帯作業も軽減されます。
さらに、セキュリティという観点でもメリットがあります。電子化した稟議書を暗号化するなど、セキュリティの強化が図れます。

稟議書を電子化する上での落とし穴

ただ、ワークフローシステムを導入して電子化すれば、稟議業務の課題がすべて解決するわけではありません。組織で何らかの業務を抜本的に刷新しようとする時、3つのことを同時に変革する必要があります。それは「IT」「人の意識」「制度」です。ワークフローシステムの導入はITの変革といえますが、それと同時に、人も制度も変わらなければならないのです。例えば、現在１件あたりの稟議案件が平均10日かかっているのであれば、“7日以下に短縮する”といった目標を定め、その達成に向けて組織全員が遵守に努めるようする必要があります。
また、制度という観点では、現状の稟議ルールを絶対と考えず、時間短縮のために改善できる点はないかという視点でメスを入れる姿勢も重要です。理想（To-Be）を描くということです。稟議にかける金額や承認ルート、または稟議案件そのものに関して、「そもそも必要なのか？」といま一度問い直してみましょう。
これらを実現するには、導入しようとしているワークフローシステムのベンダが、このような相談を受け止め、コンサルタント的な動きをしてくれるかどうかが、非常に重要です。それが、提供している機能以外のことは関知しないという姿勢のベンダなら、組織とシステムの間のフィット＆ギャップが埋められず、導入を成功に導くことがかなり難しくなります。
さらに、ワークフローシステムベンダとの関係で言えば、ベンダへの丸投げ、あるいは自社ですべて行うこともお薦めできません。丸投げしてしまうと、自社内にスキルやノウハウが蓄積されないため、ささいな改修でもベンダに依頼せねばならず、時間もコストも浪費してしまいます。かといって、何も情報がない状態で自社構築しても、システム機能を有効に利用できません。
最善策は、現状分析・設計・構築といったプロセスを通じ、ベンダから技術を引き継ぎ、自社内にスキルやノウハウを蓄積することです。そうすれば、運用段階に入って事業環境に変化が生じたとしても、ベンダの力を借りずに自社内でタイムリーなメンテナンスが行えます。

まとめ

稟議の電子化には、ワークフローシステムの導入が大きな一歩です。しかし、それはゴールでなく、むしろスタート地点に立った段階といえます。人の意識と社内度の改革を同時に推進してこそ、真に価値ある業務効率化が実現できることをご理解いただければと思います。
簡単なことではありませんが、このまま手を付けずにいれば、永遠に改革できないかもしれません。ワークフローシステム導入は、機敏に動ける組織へ生まれ変われる絶好の機会といえるのです。