電子契約とは
電子契約は、従来、紙の契約書を作成し当事者が署名・押印していた契約書締結と、契約書を当事者に回付して保管する契約書管理といった業務を、専用システムを導入するなどしてすべて電子的におこなうものだ。紙の契約書への押印や印鑑証明書を、電子署名（電子サイン）やタイムスタンプ、電子証明書などで置き換え電子的に作成・締結し、契約書の管理も、紙の契約書をキャビネットなどに保管する形から、PDFなど電子データをサーバなどに保存する形になる。
もともと、2001年の電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）施行によって可能になった電子契約だが、当時はまだまだ“契約書といえば紙”という考えが根強く、一部先進的な企業を除き興味関心は極めて薄かった。その後、働き方改革（2017年）やDX（2018年）といった国の政策で“ペーパーレス”や“脱ハンコ”が叫ばれるようになり、電子契約に対する理解も徐々に拡がっていく。こうした状況を一気に変えたのが2020年以降のコロナ禍である。契約当事者の多くがテレワーク中となると、会社宛に契約書を回付し合い、会社で署名・押印するという書面契約の前提が崩れる。電子契約であれば、場所を問わず（自宅でも）回付し合い、滞りなく契約締結を進めることができる。テレワーク環境でも契約締結業務を止めないための“現実解”として電子契約が受け容れられた結果、この2～3年で電子契約の利用率が一気に7割に達したというわけだ。
書面契約（紙）と電子契約の比較
| 書面契約 | 電子契約 | ||
| 形式 | 紙文書 | PDFなど電子データ | |
| 証拠力 | 押印 | 印鑑と印影 | 電子署名/電子サイン |
| 本人性 | 印鑑証明書 | 電子証明書 | |
| 完全性 | 契印/割印 | タイムスタンプ | |
| 事務処理 | 回付 | 郵送 | ファイル共有など |
| 保管 | キャビネット | サーバー | |
| 印紙 | 必要 | 不要 | |
※株式会社NXワンビシアーカイブスのWebサイト（https://www.wanbishi.co.jp/econtract/about/index.html）から引用
電子契約のメリット
契約締結をすべて電子的に行う電子契約は、紙の契約書に押印する従来の書面契約に対し下記のようなメリットがある。
①事務処理コストを削減
電子契約は、契約金額に応じて納付する印紙税や回付のための郵券代などがかからない。このほか、紙の契約書作成や締結後の管理の工数も不要で、直接・間接にコスト削減につながる。
②契約締結のスピードアップ
PDFのデータをインターネット経由で回付して契約締結を進められる電子契約は、契約書作成や郵送による回付などのタイムラグが少なく、契約締結をスピードアップできる。
③改ざん防止・BCP強化
電子契約の契約書は、ログ取得のうえタイムスタンプを付与してデータベースで厳重に管理されるため、改ざんや不正廃棄などのリスクが最小化される。原本のみ効力を持つ紙の契約書と異なり、複製データも有効でBCPの点でもすぐれている。
④検索性・管理性が向上
長期保管のためのスペース確保が必要で、契約書を探し出すのに苦労する紙の契約書と異なり、電子契約では保管のための物理的なスペースが不要で、検索性にすぐれる点も見逃せない。
⑤テレワークに対応
出社して契約締結業務を進める必要がある書面契約に対し、電子契約は在宅勤務中でも作成して回付でき、テレワークとの親和性が高い。
留意すべきポイント
様々なメリットをもたらす電子契約だが、導入に際し留意すべきポイントがいくつかある。
①管理体制や社内規定（ルール）の変更をともなう
契約締結の形や手段、フローなどが大きく変わるため、電子契約の導入に際し社内規定の変更が必須となる。契約締結に関する自社の規定（ルール）がどうなっているのか、どこをどう変えれば良いか、じっくり検討する必要がある。
②契約相手の理解を得る必要がある
相手がある契約書だけに、相手方が「書面契約しか対応していません」となれば電子契約利用は不可能で、相手方の同意が不可欠だ。前段で紹介した電子契約のメリットを丁寧に説明し、理解を得た上で電子契約利用を進める必要がある。
③電子化が認められていない契約も
電子契約が利用できる範囲は急速に拡大しつつあるが、まだ電子化が許されていない契約が一部残っているのも事実（※2022年12月現在）。そもそも電子契約が認められているか確認する必要がある。
電子契約システム✕ワークフロー連携で、社内規定を活かして電子契約を実現
電子契約利用を進めたいが、社内規定の変更は最小限にとどめたいという企業には、電子契約システムとワークフローの連携ソリューション『ExchangeUSE電子契約オプション』がお勧めだ。契約締結に向けた事前の申請・承認や、締結した契約書の配布・保管など独自ルールをワークフローシステム「ExchangeUSE」に落とし込み、クラウド型電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」とAPI連携することで、契約業務をエンドツーエンドで電子化。契約書はもちろん申請書類のペーパーレス化と、統合管理による業務効率化やセキュリティ強化など様々なメリットを実現する。
■「ExchangeUSE」主な特長
・交通費・経費精算から勤怠管理、そのほか様々な稟議に至るまで多様な申請ニーズに対応
・カスタマイズ性にすぐれ承認ルートや閲覧権限をきめ細かく設定できる
・過去の申請書や添付資料を容易に検索でき、業務効率化に貢献
・電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
・オンプレミス、プライベートクラウドが選べる
・累計1,700社・80万ライセンス以上の導入実績を誇る
■「WAN-Sign」主な特長
・電子署名法や電子帳簿保存法に対応
・堅牢で高度なセキュリティに対応した自社所有の国内データセンタにてサービスを運営
・電子証明書による厳格な実印版締結と簡易なメール認証による認印版締結の両方に対応
・電子契約と紙の書面契約の一元管理も可能
・アカウント発行が無料＆無制限でユーザIDが増えても追加料金不要
・金融機関や大手企業、自治体など、幅広い業種・企業規模で導入されている
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