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ワークフロー

改めて確認しよう!ワークフローシステム5つの基本機能

大企業のみならず中堅・中小企業でも導入が進むなかで、申請や承認といった基本的な機能だけではなく、様々な機能を搭載したワークフローシステムが登場するようになりました。
多機能化した今日のワークフローシステムを前に、「導入後に、どのような機能を活用して何を実現できるのかわからない…」と感じている方も少なくないのでは?
そこで、このコラムではワークフローシステムの基本機能を改めて確認し、ワークフローシステムを導入することで可能となることを解説していきます。

申請・承認だけではない! ワークフローシステム 5つの基本機能

一般的なワークフローシステムには、次のような5つの機能が搭載されています。

(1)申請・起票機能

テンプレートを利用した申請書や、EXCEL形式で作成した申請書を提出することができます。また、添付ファイルやコメントを付加することも可能です。別のユーザに代わって起票し、代理提出することのできるワークフローシステムもあります。

(2)申請書・帳票機能

多くのワークフローシステムでは、総務・勤怠・旅費なおどの各種申請書がテンプレートとして提供されています。そのため、ユーザは最小限の手間で申請書を作成することができます。

  • ●総務/人事関連 ・振込先口座変更届
    ・住所変更届
    ・通勤経路申請
    ・改姓届
    …etc<
  • ●勤怠管理関連 ・勤務表
    ・休暇申請書
    ・残業申請(予定申請)書
    …etc
  • ●旅費/経費精算関連 ・旅費仮払申請書
    ・旅費精算申請書
    ・海外出張精算書
    …etc

(3)承認機能

承認機能は、大きく次の3つに分類できます。

  • (3)-1「申請操作」 申請された案件に対する承認手続きを行います。承認/差戻し/破棄/保留/委任/引取り/返却/取戻しといった操作が可能です。
  • (3)-2「案件フロー操作」 承認ルートの参照や変更、追随する承認先の変更といった操作が可能です。
  • (3)-3「情報共有」 申請された申請書を関係者間で回覧し、閲覧することができます。

(4)通知機能

申請者と承認者に対して、申請・承認期限や、申請の結果(承認・差戻し・破棄など)を通知します。通知方法は、メールや、画面上でのポップアップ表示が主です。

(5)管理機能

管理機能は、大きく次の3つに分類できます

  • (5)-1「ルート制御」 条件分岐や選択分岐、並行分岐といった分岐の方式や、差戻し先や差戻し方法、ルート変更の可否といった項目を設定し、承認ルートを制御できます。
  • (5)-2「内部統制/セキュリティ」 スキップ設定や本人最終承認といった操作の制御や、ログイン時のシングルサインオン設定を制御することで、内部統制やセキュリティ対策を強化することができます。
  • (5)-3「運用組織・業務管理」 データのインポートやエクスポート、登録されている個人情報や部署情報の管理といった操作によって、運用組織や業務を管理することができます。

まだまだある! ワークフローシステムの機能

そのほか、次のような機能を持つワークフローシステムも存在します。

●多デバイス対応

PCだけではなく、スマートフォンやタブレットでも利用できます。多デバイス対応のワークフローシステムであれば、出張先や外出先でも場所を選ばずに申請・承認処理を実行できます。

●外部システム連携

見積もりシステムや販売管理システム、会計システムといった、外部システムとの連携ができます。
そのほか、PDF出力やCSV出力、Excelファイル入力といった操作が可能なものもあります。

●外部データ取り込み

例えば、コーポレートカードの請求データなど、CSV形式の外部データを取り込めるものもあります。

●付加機能

業務プロセスや工数、予算実績を管理できる機能を付加したワークフローシステムも登場しています。

ワークフローシステムの機能要件を固める上で、押さえるべき3つのポイント

このように、最新のワークフローシステムは、基本機能以外にも様々な機能を搭載しています。では、実際に導入するワークフローシステムを検討する際には、どのように機能要件を検討すれば良いのでしょうか?
あまりにも機能が限定されていると、決裁業務の電子化や可視化にともなう業務効率化といった恩恵を十分に享受できない可能性があります。かといって、過度に多い機能はかえって利便性を損なう可能性があり、システム管理者の管理・運用の負荷も膨らんでしまう可能性も否めません。

①導入部門に所属するユーザのITリテラシー

導入部門にITツールの操作に不慣れなユーザが多い場合には、最低限の機能に限定してワークフローシステムを導入する方が良いでしょう。機能が多いと、操作も複雑になるため、操作に慣れていないと円滑に利用できない可能性があるからです。

②外部システムとの連携の必要性

外部システムとの連携を念頭に置いている場合には、連携機能を備えたワークフローシステムを導入する必要があります。また、その機能が連携しようとしている外部システムに対応しているのかどうかも確認しなければなりません。

③自社のセキュリティポリシーやセキュリティ認証の有無

ワークフローシステムでは、稟議書をはじめとした秘匿性の高い文書が取り扱われます。そのため、自社のセキュリティポリシーや、すでに取得している公的なセキュリティ認証との関連性も重要。内部統制、セキュリティ対策をおびやかさないものを選ぶことが必要です。

この3つのポイントを押さえて機能要件を固めていくことで、自社に最適なワークフローシステムを選定できるでしょう。

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