コラム

ワークフロー

1,700社以上の導入実績!
ExchageUSEの魅力にせまる

様々なワークフロー製品が存在するなか、1,700社以上の導入実績を誇るExchangeUSEは他社製品に比べてどこが優れているのでしょうか?長年の歴史から積み上げた「使いやすさを追求した技術」と「導入後のアフターサポート」に焦点を当てExchangeUSE担当の江藤氏に話を聞きました。

使いやすさを追求したワークフローシステム

富士電機株式会社
ExchangeUSE 担当 江藤氏
ExchangeUSE最大の魅力は、中小企業でも大企業でも使いやすい基本機能にあります。勤怠管理・稟議書・経費精算という各システムに分散していたワークフローを統合したことにより、休暇申請・見積承認・出張費の申請などの承認作業が1つのシステムで完結できるようになりました。決裁業務において、申請者の業務スピードが向上するだけでなく、組織全体の意思決定を早め業務効率化につながります。カスタマイズしなくても十分使うことができるこの機能は、長年の歴史が積み上げたノウハウの集大成といえます。

ExchangeUSEのオススメポイント

企業規模に合わせてカスタマイズが可能

大企業になるほど、基本機能のほかにもカスタマイズが必要な承認作業が出てきます。ExchangeUSEの魅力は機能の柔軟な拡張性にあります。システム技術者(担当SE)がお客様のご要望をお伺いして、基本機能をうまく活かした形でカスタマイズのご提案をいたします。ベースとなる基本機能がしっかりしているため、低予算でお客様に合わせたワークフローシステムを実現できます。
同様に、大企業のリプレイスにも柔軟に対応しています。ヒアリングに基づき、既存のワークフローシステムの基幹部分を引き継ぎ、必要なカスタマイズを行います。導入後は定期的なバージョンアップが行われるため、最新の環境でシステムを使用することができるのです。

使いやすいシステムで利用者の教育にかける負担を削減

実際導入したものの、操作が難しく使いづらければ意味がありません。
ほとんどの場合、導入時のサポートで 、問題なく操作ができるようになります。業務システムとして、利用者から見えるのは承認・申請のワークフロー部分だけですが、その背後に勤怠管理、経理管理といった業務管理機能が動いています。長年蓄積されたノウハウから、この業務管理機能においても直感的に使える操作性が実現されています。これにより、操作方法を教育する負担を削減することができます。

サーバの負荷集中リスクを軽減する技術

大企業では特に、複数のユーザーが同時にサーバにアクセスすることがあります。この負荷集中に対し、ワークフローエンジンや提出書類に特化したアプリケーションサーバ、Webサーバ等を複数使用することで、サーバの負荷を分散することができます。これにより、利用者はストレスなく操作することができます。

このように、ExchangeUSEは、そのままでも十分な基本的機能に加え、カスタマイズ可能な拡張性、直感的にストレスなく使える操作性を実現し、中小企業から大企業まで多くの企業に選ばれています。

担当SEが製品全てを把握しているからこそできるトータル業務の構築

先ほど、ExchangeUSE最大の魅力は、勤怠管理・稟議書・経費精算という各システムに分散していたワークフローを統合したことだと述べました。統合した3つ全てのシステムを自社で開発しているため、担当SEも全ての製品を把握しています。実はここにもExchangeUSEの強みが隠されているのです。

導入時に見落としがちなポイント

勤怠管理・稟議書・経費精算など、システムを導入する際には、各システムの主幹部署が、自部署の使いやすいものを選びます。そして、システムごとにそれぞれ別のベンダーに委託しているケースが多いのが現状です。しかし、全社レベルで見たときに、各システムでフローが統一されていないため、情報共有がしづらく、業務が停滞したり、企業の成長とともに機能を追加でカスタマイズする場合や、システムそのものをリプレイスする場合には、各システムの委託先が違うと導入に手間がかかることがあります。

ExchangeUSEは担当SEが全てを把握

ExchangeUSEは担当SEが製品全てを把握しているため、万が一の導入後のトラブルや追加のカスタマイズ業務製品の追加にも即対応することが可能です。長くシステムを使っていただくために、製品導入後もすぐに相談できる体制を整えることでお客様へ「安心・安全」を提供しています。

※ITR社「ITR Market View :コンテンツ管理市場2014」より

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