コラム

ワークフロー

ワークフローシステムの活用事例

ワークフローシステムの導入事例をご紹介いたします。
ワークフローシステムは、導入した企業に、どのような効果をもたらし、どのように日々の業務を改善していったのでしょうか?業種、導入時の状況は様々ですが、どちらの企業からも「業務効率の改善」という言葉を聞くことができました。

ワークフローシステム導入の活用事例その1

【課題/背景】

既存のホスト会計システムが古くなってきたので、最新のシステムを導入して改善したいというニーズがあった。しかし、従業員が古いシステムに慣れていることから、導入後効率が下がってしまう可能性があることが課題であった。

【導入のポイント】

ホスト会計システムとの連携がポイント。カスタマイズが容易であり、外部のシステムと連携することを前提に作られたオープンな仕様で設計されたシステムを導入。

【導入効果】

要件定義の工程に時間を割いたため、スムーズに導入が可能となった。古いシステムとの連携がうまくいったため、課題であった作業効率低下の懸念も払拭できた。

【リプレイスで過去のシステムの良い点を引き継ぎ業務効率が改善したA社の事例】

リプレイスを行った大手企業のA社では、30年使い続けているホスト型の会計システムがありました。導入の課題はそのホスト会計システムとの連携です。長年のアプリケーション資産、複雑な会計処理もあり、既存のホスト会計システムに改良を加えることなく、ワークフローを構築する必要がありました。導入に当たり、既存のシステムとの適合(Fit)、ズレ(Gap)分析を行い、お客様の要件をシステムに反映しました。このFit&Gap分析により実際の作業工程はスムーズに進み、大きなトラブルもなく、導入が完了しました。その結果、過去の業務スピードに比較して60%以上の改善となっています。

ワークフローシステム導入の活用事例その2

【課題/背景】

銀行という信用第一の業界で、システムに重視されるのはセキュリティレベルの高さ。システムを導入後、オンライン化した個人情報やデータをきちんと守れるかが課題。

【導入のポイント】

決裁ルート上に個人情報が添付され、不用意に回覧されることがないよう新たに起案の仕組みを見直した。あらゆる面から個人情報を保護することを第一にシステムを設計。

【導入効果】

完全ペーパーレス化が実現し、業務効率が大きく改善した。個人情報保護という負担の多い仕事も電子化によって安心して任せられるようになった。

【ペーパーレス、キャッシュレスが実現し従業員の負担が減った地方銀行B社の事例】

地方銀行B社では、ワークフローシステムの導入により、ペーパーレス化が実現されました。中期経営計画(環境会計)に沿って、社内のペーパーレス化が急務だったB社は、申請業務を電子化することを目標としました。
また、顧客の個人情報を保護するために、個人情報が決裁ルートに流れていないかもチェックすることが必要でした。そのためには、紙で行うよりも電子申請の方が適していました。電子申請ならば、随時情報をチェックできるからです。
ペーパーレス化は、環境的な面だけでなく、情報の中身を随時チェックするためにも有用となります。またB社では机がフリーアドレス化されたため、完全ペーパーレスが必要でした。紙の書類を随時持ち運ぶことができませんので、ワークフローシステムによるペーパーレス化には大きな期待を寄せていました。
加えて、ワークフローシステムの導入によって随時情報をチェックすることによる業務効率化だけでなく、セキュリティ面の課題も一挙に解決されました。

ワークフローシステム導入の活用事例その3

【課題/背景】

人事異動が多いC社。ワークフローシステム導入に当たり、システムが組織改革へ柔軟に対応できるかどうかが課題となった。

【導入のポイント】

管理者モードで、常に組織変更が行われることを前提としたシステムを導入。大企業の組織変更の事情が、実情に近い形で反映されているシステムを選定。

【導入効果】

子会社や部署によって同じ役職名でも行える権限が異なるなど、大企業ならではの事情にうまくフィットしたシステムを導入したことで、部門をまたいだ情報共有が可能となり仕事に一体感が生まれた。

【組織変更に柔軟に対応したシステムを導入し、業務のスピード化に成功したC社の事例】

人事異動が多いC社では、人事マスタの日々の管理に多くの工数を割いていました。
部署によって権限が異なる、同じ職位でも親会社と子会社によって権限が異なる、このような課題もワークフローシステムが解決してくれました。組織変更に柔軟に対応し、権限の有無が細かく設定できるワークフローシステムのおかげで、実際の業務に合致した運用が可能となったのです。
例えば、柔軟な権限委譲とリアルタイムでの権限委譲が可能なため、入力済みのワークシートは帳票として申請システムに取り込まれます。その結果、情報システム部だけでなく、総務や財務などのバックオフィス部門でも帳票の作成が可能となり、すぐに必要な帳票を手分けして作成することができます。
ワークフローシステムを導入したことによって、部門をまたいで情報を共有できるため、業務のスピード化を図ることができました。

さまざまな現場ニーズに対応し、さまざまな問題点をクリアできるワークフローシステム。非常に便利で現場に革新をもたらしてくれます。 導入を検討する価値は十分ありそうです。

おすすめコラム

  • 適用シーン 様々な業務で利用可能なワークフロー

    適用シーン 様々な業務で利用可能なワークフロー

  • 必ず押さえるべき!ワークフローシステム比較のポイントとは?

    必ず押さえるべき!ワークフローシステム比較のポイントとは?