業務フローイメージ写真

コラム

ワークフロー 移行 業務プロセス

ワークフロー導入時における、複雑な業務フロー“システム化”のポイント

INDEX

    業務フロー/ワークフロー/業務プロセスの違い

    業務フローやワークフロー、業務プロセスといった用語は、それぞれどう違うのでしょうか?業務フローは、言葉どおり“ひとつの業務の流れ”を指します。ワークフローも広義ではほとんど同じ意味ですが、“ワークフローを導入する”といった形で表現される場合は、ワークフローシステム(ワークフローを管理するシステム)のことを意味します。

    これに対し、業務プロセスは、複数の業務フロー/ワークフローが連なって構成される“事業(ビジネス)の進め方”と考えればよいでしょう。例えば製造業の場合、「製造」という業務の前後には、「購買(原材料調達)」や「営業・販売」などの業務が連なっていますが、この場合、「購買」「製造」「販売」の1つひとつが業務フロー/ワークフローで、それが連なった全体が業務プロセスという関係です。業務フロー/ワークフローでは、該当業務の“効率化”に重きが置かれますが、業務フロー/ワークフローが連なった業務プロセスでは、“全体最適”が重要です。先の例ですと、製造効率ばかり追及すると、作りすぎて過剰在庫になってしまいます。販売のことを考えて製造するという全体最適のアプローチが必要になってきます。

    実際には、「購買」という業務フロー/ワークフローも、申請~決裁~購入などのより細かいタスクで構成されています。企業規模が大きくなるほど承認経路も複雑になるため、これを効率的に管理するツールとして、ワークフローシステムが利用されています。

    業務フロー、ワークフロー、業務プロセスの説明図

    複雑な業務フローのシステム化に求められるワークフローの条件

    実際には、ワークフロー製品によって、できること・できないことがあります。例えば、提出した報告書などに不明点や不備が多く、再提出しなければならない…というケース。不明点や不備がなくなるまでこの”出し・戻し”が続くことになりますが、こうした無限に続くループに対応するワークフロー製品は限られており、要件と機能を慎重に検討する必要があります。

    また最近では、大きな初期投資が不要で導入できる、クラウド型のワークフロー製品(サービス)も登場。それらを導入・活用する企業が増えていますが、クラウド型ワークフロー製品の場合、従来のオンプレミス型ワークフロー製品に比べて機能が限定されていたり、個社ニーズにあわせた自由なカスタマイズには対応していない(決められた項目について設定を変更する程度はできるが…)のが一般的です。画面設計や機能の柔軟性を追求する企業には、富士電機ITソリューションの「ExchangeUSE XG」のように、個別要件のカスタマイズ対応を前提としているクラウド型ワークフロー製品がおすすめです。同製品は、国内で1700社以上の導入実績を誇るワークフローパッケージ「ExchangeUSE」の機能を、そのままフルマネージドのクラウドサービスとして提供するものです。同社のSEがワークフロー・プロジェクトに参加し、必要に応じカスタマイズ対応することで、より複雑な業務フローのシステム化(構築)も可能です。

    複雑な業務フローをシステム化する上で、外せないポイント

    複雑な承認経路をともなう業務フローのシステム化においては、ワークフロー製品選びのほかにも、外せないポイントがあります。それは、自社の決裁規定を明確化することです。これを怠ると、規定に反する形で承認経路を描いてしまう可能性があるためです。一方で、規定に従うと、理想とする業務フローから遠くなってしまう…という場合は、業務のあるべき姿(As is to Be)を優先して、決裁規定を変更することも考えられます。

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