旅費交通費や経費の課題

PROBLEM 課題

「電子帳簿保存法対応オプション」で
紙ベースの課題を解決

毎月の締め日に向けた旅費交通費や経費の精算は、すべてのオフィスワーカーに関係する必須業務です。ですが、紙の申請書に領収書の原本を添付して提出する、旧態依然の仕組みを採用する企業では、各所で様々なムダやムリが発生しがちです。特に、ニューノーマルでのテレワークとは相容れず、紙のデメリットが顕在化しつつあります。

  • 電子化して業務効率化とペーパーレスを実現したい

    帳簿はもちろん、請求書や領収書などの証憑類も含め、とりまとめに時間と工数がかかる紙ベースの業務を電子化して、生産性向上やペーパーレスなどのメリットを実現したい。

  • テレワークで精算できるようにしたい

    旅費交通費や経費の精算申請のために出社しなければならない…という縛りから解放され、働き方改革で推奨されるテレワークを定着させたい。

SOLUTION 解決

ExchangeUSE 旅費交通費・経費精算ソリューションなら…

ExchangeUSE 稟議ソリューション
  • 解決

    電子化により、税務申告/監査対応の大幅な効率化とペーパーレスを実現します。

  • 解決

    スマホで領収書を撮影してそのまま申請できます。テレワーク中でも申請可能に。

FEATURE 製品概要

ExchangeUSE 旅費交通費・経費精算ソリューションとは

旅費交通費および経費の精算に際し、“ブラウザから申請~ワークフローで承認”を実現する電子決裁システムです。「電子帳簿保存法対応オプション」により、紙の回送を廃し、申請~承認、保管~廃棄、監査対応のライフサイクル全体を電子化。申請者および経理・財務部門の大幅な業務効率化をもたらすと同時に、ペーパーレス化によるテレワーク導入を後押しします。

運用フロー概要(電帳法機能 導入前/導入後)

電帳法機能 導入前
運用フロー概要 電帳法機能 導入前
  • 課題

    課題1
    領収書を台紙へ貼付けたり、紙回送に手間がかかる

  • 課題

    課題2
    社内外への問い合わせに紙をさがすため、時間がかかる

  • 課題

    課題3
    ファイリング・保管に時間と費用がかかる

  • 課題

    課題4
    税務調査・内部監査の紙を探すなどの準備に手間がかかる

電帳法機能 導入後
運用フロー概要 電帳法機能 導入後
  • 課題

    効果1
    電子で回送することにより、印刷・貼付・紙回送の手間削減

  • 課題

    効果2
    書類検索が容易になり、問合せ工数削減

  • 課題

    効果3
    ファイリング不要になり、保管工数・費用削減

  • 課題

    効果4
    書庫から書類を探す手間及び監査効率化

運用フロー概要
(電帳法機能 導入前/導入後)

【電帳法機能導入前】

フロー 課題


①領収書受領


②申請書作成

領収書を台紙へ貼付けたり、紙回送に手間がかかる


③上長承認


④経理承認

社内外への問い合わせに紙をさがすため、時間がかかる


⑤領収書の保管

ファイリング・保管に時間と費用がかかる


⑥監査

税務調査・内部監査の紙を探すなどの準備に手間がかかる

【電帳法機能導入後】

フロー 効果


①領収書受領


②スマホで領収書撮影し、アップロード

タイムスタンプ自動付与


③申請書作成

電子で回送することにより、印刷・貼付・紙回送の手間削減


④上長承認


⑤経理承認

書類検索が容易になり、問合せ工数削減


⑥領収書の保管

ファイリング不要になり、保管工数・費用削減


⑦定期監査

書庫から書類を探す手間及び監査効率化


定期監査後、領収書破棄

その他の特長

  • JIIMA認証取得済み
    「電子帳簿保存法対応オプション」は、文書情報マネジメントの普及啓発にあたる第三者機関「JIIMA」によって、電帳法スキャナ保存ソフトの法的要件を満たす製品として認証されています。
    ※公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会
  • エキスパートが電帳法対応を支援
    JIIMA主催セミナーの講師をつとめるエキスパートとアドバイザリー契約を結び、コンサルティングなどサポートを提供。ノウハウ豊富なエンジニアとともにお客様の電帳法対応を確実に成功へと導きます。
  • <旅費交通費精算>
    乗換案内ソフトや交通系ICカード連携で入力作業を効率化
    ジョルダン社“乗換案内”を標準バンドル。交通費を検索して結果を明細行ごとに自動転記することができます。また、交通系ICカードの利用データを取り込むオプションもご用意。入力作業の負担を軽減します。
  • <経費精算>
    経費精算時に予算データを参照させることも可能
    会計システムがもつ予算データと連携することにより、経費精算実績データと突き合わせ、予算消化状況の確認や超過警告、引き当て、差し戻しなども可能です。予算消化状況を科目別、全社/拠点/部門毎に確認、予実管理ができます。また、予算申請や予算管理に必要な管理帳票の出力などの機能拡張も可能です。
  • <経費精算>
    関連勘定摘要で勘定科目入力を支援
    科目選択に際し、各科目の用途を分かりやすく説明したり、ゴルフ関連費用の科目(プレー代/入浴料/飲食代など、それぞれ科目が異なる)をまとめて表示するなどの入力支援機能により、科目選択のミスを減らします。
  • 紙ベースの運用も効率化
    電子帳簿保存法対応の前に、まずは現状の紙ベースの運用を改善・効率化したいというお客様には、証憑添付用紙出力やバーコードによるチェックなどの便利機能を標準提供。申請および管理業務の効率化を支援します。

FAQ よくあるご質問

  • 定期区間を控除する事はできますか
    可能です。
    ExchangeUSEのマスタ上に定期区間を登録しておくことにより可能です。
  • 仮払いはできますか
    可能です。
    仮払申請を実施すると、自動的に未精算伝票ができあがります。
  • 海外出張の精算はできますか
    可能です。
    実際に使用した通貨を邦貨換算し、精算することが可能です。
  • 交通系ICカードとの連携はできますか
    可能です。
    ジェイアール東日本企画の製品である「transit manager」と連携ができます。
    ※「transit manager(トランジット・マネージャー)」は株式会社ジェイアール東日本企画の製品です。 詳細は、transit manager公式ホームページ、およびFAQをご確認ください。
  • クレジットカードとの連携はできますか
    可能です。
    各種カード会社様(VISA、Master)と連携可能です。
  • 勘定科目を設定し、管理することはできますか
    可能です。
    マスタ登録することにより、役職、距離ごとに異なる精算が可能です。
  • 日当や宿泊費を精算することはできますか
    可能です。
    マスタ登録することにより、役職、距離ごとに異なる精算が可能です。
  • 領収書の貼付台紙の出力はできますか
    可能です。
    申請後に自動的に出力できます。
  • FBデータの出力はできますか
    可能です。
    全銀協フォーマットに対応した形式で出力が可能です。
  • 定例の支払業務を効率化することはできますか
    1度提出した伝票をひな形として登録することが可能です。
    更に、部門内でひな形を共有することも可能です。
  • 源泉税への対応は可能ですか
    可能です。
    対応した勘定摘要を選択することで自動的に計算することができます。

FLOW 導入までの流れ

  • STEP.1
    お問い合わせ
    お問い合わせ
    お電話もしくはお問い合わせフォームに必要事項をご記入の上、お問合せください。
  • STEP.2
    製品デモのご確認・ヒアリング
    製品デモのご確認
    ヒアリング
    お問合せの後、担当者からご連絡差し上げます。次に、実際に製品の操作感や機能などを体験していただくため、デモをご覧いただきます。
    経験豊富なスタッフが、お客様のご要望や課題をヒアリングしながら要件を明確にし、お客様の業務にあったシステムをご提案いたします。
  • STEP.3
    ご契約
    ご契約
    当社からの提案にご納得いただけましたら、お申込みいただきます。
  • STEP.4
    製品導入・ご利用開始
    製品導入
    ご利用開始
    製品導入後のサポートもおまかせください。サポートメニューでワークフロー運用でありがちなトラブルを未然に防ぎます。
    ※別途ご契約が必要です
    ※サポートメニューの詳細についてはお問合せください

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