今回インタビューに応じてくださった株式会社産業経済新聞社様の社員の方々の集合写真

CASE STUDY

株式会社産業経済新聞社様

複雑化していた人事・経理の申請フローを
「ExchangeUSE」導入でシンプル化。

これまで紙ベースで行っていた人事考課や、各種申請のシステム化を決断した産経新聞。
「ExchangeUSE」導入によって、申請・承認フローや制度のシンプル化に成功しました。

[背景と課題] 東西事務業務の一元化を機に人事考課のワークフロー化を検討。
経費精算への展開を視野に入れて製品選定を進めることに。

半期ごとに6000枚の紙を集める…紙ベースでの人事考課は限界

産経新聞社では半期ごとの人事考課に際し、Excelで作成したフォーマットを配布、各社員が入力したものを印刷し、紙で収集していました。
目標設定・振り返り・評価の3シートがあるため、人事部では半期ごとに合計6000枚を管理しなければなりません。保管場所も問題になるうえ、細かな内容はデータ化できておらず、過去のデータを探せない・分析できないという状況でした。
また、その他の業務の申請も紙ベースだったことに加え、手当や制度が複雑化していたことも課題として挙がっていました。
東京本社と大阪本社に個別にあった給与計算など一部の業務を東京に集約していく改革の流れもあり、これを機に人事考課だけでなく、これまで紙で運用していた各種申請のワークフロー化を決め、将来的に経費精算への展開も視野に入れた製品選定を進めることになりました。

上中谷 幸夫 氏写真 上中谷 幸夫 氏 東京本社
総務本部人事部 兼
経営企画室 兼 業務改革本部
次長

1000枚近いコーポレートカードを社員に配布。
経費精算の承認フローが複雑化

経費精算に関しては以前から内製システムを利用していましたが、ネットワークセキュリティの都合上、編集部門からアクセスできない状況でした。取材などで経費を利用する機会の多い編集部門がシステムを利用できないのでは非効率です。また、立て替えの負担軽減などを目的に、営業部門・編集部門の社員を中心に1000枚ほどコーポレートカードを配布していますが、カード会社から送られてくるカード利用履歴の情報に社内で所属情報を追加したうえで印刷し、部署ごとの管理部スタッフが該当社員に配布。
摘要欄を手書きで記入してもらった上で証票(レシート、領収書など)を貼付して紙で申請する運用になっていました。さらに月3回の精算のたびに10人ほどの承認(押印)が必要なフローとなっており、手間も時間もかかります。ワークフロー化で“手書き”からの脱却を目指すとともに、承認フローのシンプル化も大きな目的でした。

中本 聡 氏写真 中本 聡 氏 東京本社
経営企画室 部長

[解決と効果] 「ExchangeUSE」導入により、データ入力や確認の負担を大幅に軽減

人事考課の“紙”を全廃し、評価の集計や分析に注力できるように

先行して検討を開始した人事部門領域のワークフロー検討時、取引のあるシステム業者から提案された製品が「ExchangeUSE」でした。「経費精算への対応」という条件もクリアしているほか、フローごとに細かな表示制御が大きなポイントとなりました。
例えば人事考課で必要な「上長の評価を、該当社員には見せない」といったマスキングの設定を柔軟に行うことができます。コストパフォーマンスも優れていたことから、スムーズに導入が決まりました。
「ExchangeUSE」導入により人事考課がワークフロー化され、紙を全廃。直接給与システムにデータが連携されるため、これまで行っていた評価データのデータ入力(外部業者に依頼)・読み合わせが不要になり、コストや手間を大幅に削減できました。 すべての内容がデータ化されることで、過去の評価や各社員の働き・目標設定を振り返ることも容易に。評価の集計や分析など人事部本来の業務に集中できるようになりました。

書類の印刷・配布、金額の読み合わせチェックが不要になり、担当者の負担が激減

人事での導入に続いて、経費精算にも「ExchangeUSE」を展開しました。経費精算の情報が各社員のPCに直接届くため、毎回紙を印刷・配布する手間がなくなりました。
さらに、ワークフロー化を機に承認フローを見直し、上長2名の承認で決裁できるよう大幅な改善を行いました。
フローを格段にシンプル化できたうえ、経費精算も「誰かに言われてやる」のではなく自発的に起票しなければならないという意識が徐々に社内に根付いてきました。
これまで引き落とし金額に間違いがないよう厳格な読み合わせを行っていましたが、「ExchangeUSE」でデータが連携されたことから、このチェックが不要になりました。
また、誤ってコーポレートカードを利用してしまった場合についてもワークフローで修正起票できるなど実際の運用に沿ったフロー構築を実現しました。
証票はこれまで通り紙で回収しており、紙をなくすことはできていませんが、経理部門の負担軽減につながっています。

長谷川 智宏 氏写真 長谷川 智宏 氏 東京本社
経理本部 経理部

[今後の展望] ワークフロー化をきっかけに制度のシンプル化を目指す

将来的には証票の電子化も

ワークフロー導入の効果としては申請窓口の一元化とともに、承認状況の見える化も挙げられます。起票者の入力は終わっているのか、承認がどこで止まっているのかなどがすぐに確認でき、円滑なフローの進行に貢献しています。
また、人事部では住所変更や手当などの各種申請もワークフロー化を進めています。
既存の仕組みをそのままワークフローにのせるのではなく、制度や手当の必要性、申請フローの妥当性も含め、複雑化した制度を見直すチャンスとして検討を続けています。
将来的には現在紙で残っている証票を電子化し、スマートフォンなどで経費精算を完結できる仕組みを目指したいと考えています。

近藤 真史 氏写真 近藤 真史 氏 東京本社
経理本部長
社名 株式会社産業経済新聞社株式会社産業経済新聞社
所在地 〒100-8077 東京都千代田区大手町1丁目7番2号
設立 1955年(昭和30年2月15日)
資本金 31億7,219万8,500円
事業内容 産経新聞、サンケイスポーツ、夕刊フジの3紙を発行するとともに、出版、デジタルサービスを展開。報道機関としての原点を重視しながらも、先進的なIT事業への取り組みを進めるなど、さまざまな挑戦を続けている。
従業員数 1969名(平成30年3月31日現在)
会社URL https://www.sankei.jp/

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