電子帳簿保存法(スキャナ保存制度)の要件が緩和され、
より取り組みやすく

国税関係の帳簿類や証憑類を電子データで保存することで、ペーパーレス化をともなう業務の効率化を可能にする電子帳簿保存法。令和3年度の改正ではさらに要件が緩和され、企業にとってより取り組みやすくなりました。

POINT
令和3年度改正のポイント

  • 01

    タイムスタンプ付与が不要に

    タイムスタンプ付与が不要に

    期限内に入力されていることが確認できる場合に限りタイムスタンプ付与が不要に。

  • 02

    検索機能要件を緩和

    検索機能要件を緩和

    取引年月日/取引金額/取引先名称に限定。
    ダウンロードして検索可能な場合は検索機能自体不要に。

  • 03

    スキャナ保存の入力期限延長

    スキャナ保存の入力期限延長

    「特に速やかに&自署(概ね3営業日以内)」の期限が撤廃され、最長「業務サイクル後速やかに(約67日以内)」に。

  • 04

    適正事務処理要件を廃止

    適正事務処理要件を廃止

    スキャナ保存に関する社内規定を整備すれば、相互牽制/定期検査/改善の3つの適正事務処理体制が不要に

  • 05

    税務署への承認申請が不要に

    税務署への承認申請が不要に

    対象書類/スキャナ保存方法/電帳法対応状況/検索方法などの説明が可能な場合に限り、事前の承認申請書提出が不要に

SKJ総合税理士事務所

所長・税理士 袖山 喜久造

電子帳簿保存法/スキャナ保存制度対応なら
JIIMA認証ソフトウェアがおすすめ

「電子帳簿保存法およびスキャナ保存制度対応」を効率的に進めるには、国税庁のホームページでも公開されている、公益社団法人日本文書マネジメント協会(JIIMA)認証ソフトウェアの導入がおすすめです。令和3年度の改正で、認証ソフトウェアかどうかを問わず事前承認が不要になり制度上のメリットがなくなりましたが、文書情報管理に精通したプロフェッショナルによる要件適合性の確認を経ており、安心してご利用いただけます。

要件緩和に関する“勘違い”や“過大な期待”に要注意!

令和3年度改正での要件緩和によってハードルは下がりましたが、それがそのまま企業の負担軽減につながるとは限りません。万一税務調査で不備がみつかった場合は重加算税10%加重などペナルティが強化されており、以下のような“勘違い”や“過大な期待”は避けなければなりません。

  • タイムスタンプ付与に関する“勘違い”

    !タイムスタンプ付与に関する“勘違い”

    タイムスタンプを付与しなくてもよいことになりましたが、あくまで期限内に入力されたことが確認できることが条件となっています。スキャナ保存の入力期限が残っている以上、NTPサーバと連携した保存の仕組みを準備するなど、その期限内に入力されたことを証明するなんらかの方法を別途考える必要があります。“入力のタイミングが分かるようにしてくれればタイムスタンプにはこだわりませんよ”と言っているだけで、何もしなくてもいい訳ではありません。

  • 一気にペーパーレス化の“過大な期待”

    !一気にペーパーレス化の“過大な期待”

    請求書やレシートをスキャナ保存すれば原本の保管は不要になる!と、即、ペーパーレス化を実行してしまうのも大変危険です。スキャンに失敗して読み取れない請求書やレシートが監査でぞろぞろ出てきても、原本が残っていなければもはや確認のしようもなく、対応の不備についてなんらかのペナルティを覚悟しなければなりません。監査が終わるまでは原本を保管するのが現実的運用といえそうです。

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最新のスキャナ保存制度に対応!
ペーパーレス化、工数/コスト削減を支援します。
お気軽にご相談ください!

「電子帳簿保存法対応ソリューション」で
業務フロー全体を電子化

ExchangeUSE ワークフローの「電子帳簿保存法対応ソリューション」は、最新のスキャナ保存制度に対応(スマートフォンなどモバイルにも対応)し、請求書/領収書など証憑類の電子化&データでの回送により、ペーパーレス化、工数/コスト削減を支援し、検索性向上による監査効率化などのメリットを企業に提供します。
※今後、見積書/納品書/検収書/契約書なども加え、国税関係書類全体をカバーする計画です。

  • BEFORE電子帳簿保存法対応ソリューション 導入前

    電子帳簿保存法対応ソリューション 導入前
    • 課題

      課題1
      領収書を台紙へ貼付けたり、紙回送に手間がかかる

    • 課題

      課題2
      社内外への問い合わせに紙をさがすため、時間がかかる

    • 課題

      課題3
      ファイリング・保管に時間と費用がかかる

    • 課題

      課題4
      税務調査・内部監査の紙を探すなどの準備に手間がかかる

    フロー 課題


    ①領収書受領


    ②申請書作成

    領収書を台紙へ貼付けたり、紙回送に手間がかかる


    ③上長承認


    ④経理承認

    社内外への問い合わせに紙をさがすため、時間がかかる


    ⑤領収書の保管

    ファイリング・保管に時間と費用がかかる


    ⑥監査

    税務調査・内部監査の紙を探すなどの準備に手間がかかる
  • AFTER電子帳簿保存法対応ソリューション 導入後

    電子帳簿保存法対応ソリューション 導入後
    • 課題

      効果1
      電子で回送することにより、印刷・貼付・紙回送の手間削減

    • 課題

      効果2
      書類検索が容易になり、問合せ工数削減

    • 課題

      効果3
      ファイリング不要になり、保管工数・費用削減

    • 課題

      効果4
      書庫から書類を探す手間及び監査効率化

    フロー 効果


    ①領収書受領


    ②スマホで領収書撮影し、アップロード

    タイムスタンプ自動付与


    ③申請書作成

    電子で回送することにより、印刷・貼付・紙回送の手間削減


    ④上長承認


    ⑤経理承認

    書類検索が容易になり、問合せ工数削減


    ⑥領収書の保管

    ファイリング不要になり、保管工数・費用削減


    ⑦定期監査

    書庫から書類を探す手間及び監査効率化


    領収書破棄

FEATURE
「ExchangeUSE」の特徴

2021年1月にJIIMAの電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を取得した「ExchangeUSE」は、タイムスタンプ機能や強力な検索機能などにより、令和3年度(2022年1月)改正前の厳しい要件にも対応し、幅広い選択肢を提供します。このほか、下記のような特長・機能により、企業の電子帳簿保存法/スキャナ保存制度対応を支援します。

  • 導入支援サービスを提供

    01導入支援サービスを提供

    パッケージ導入に先立つ業務要件定義から教育・マスタ設定まで、電子帳簿保存法/スキャナ保存制度はもちろん、e-文書法や税理士法なども熟知したエキスパートによる「導入支援サービス」を提供。専門知識がなくても安心して導入いただけます。

  • スマホでの利用も可能

    02スマホでの利用も可能

    スマートフォンなどモバイル端末にも対応。レシートをその場でスマホのカメラで撮影して登録することができ、より柔軟な働き方を支援します。

  • パッケージ/クラウドを選べる

    03パッケージ/クラウドを選べる

    パッケージ版の「ExchangeUSE」のほか、カスタマイズ対応が可能でセキュアなプライベートクラウド環境で提供される「ExchangeUSE XG(クロスジー)」も選べます。

    ExchangeUSE XGの情報はこちら

ABOUT

あらゆる紙をデータ化し、企業のDX推進に貢献する
「ExchangeUSE」

国税関係書類のデータ化に対応する「電子帳簿保存法対応ソリューション」に対し、そのほか「稟議ソリューション」「旅費交通費・経費精算ソリューション」「勤怠管理ソリューション」などを提供する「ExchangeUSE」全体では、企業に存在するあらゆる紙(書類)のデータ化を目指しています。「ExchangeUSE」を基盤として紙をデータ化しデータドリブン経営につなげていくことで、ペーパーレス化や脱ハンコ、テレワークや働き方改革、内部統制など、今、企業が直面する様々な課題を解決し、企業全体でのDXやニューノーマル対応を実現します。

あらゆる紙をデータ化し、企業のDX推進に貢献する「ExchangeUSE」

FLOW 導入までの流れ

  • STEP.1
    お問い合わせ
    お問い合わせ
    お電話もしくはお問い合わせフォームに必要事項をご記入の上、お問合せください。
  • STEP.2
    製品デモのご確認・ヒアリング
    製品デモのご確認
    ヒアリング
    お問合せの後、担当者からご連絡差し上げます。次に、実際に製品の操作感や機能などを体験していただくため、デモをご覧いただきます。
    経験豊富なスタッフが、お客様のご要望や課題をヒアリングしながら要件を明確にし、お客様の業務にあったシステムをご提案いたします。
  • STEP.3
    ご契約
    ご契約
    当社からの提案にご納得いただけましたら、お申込みいただきます。
  • STEP.4
    製品導入・ご利用開始
    製品導入
    ご利用開始
    製品導入後のサポートもおまかせください。サポートメニューでワークフロー運用でありがちなトラブルを未然に防ぎます。
    ※別途ご契約が必要です
    ※サポートメニューの詳細についてはお問合せください

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