ワークフローシステム ExchangeUSE | 電子契約オプション（WAN-Sign連携機能） | 稟議ソリューション

PROBLEM 課題

テレワークでも滞りなく契約締結業務が進められ、コスト削減や業務効率化など様々なメリットをもたらす「電子契約」ですが、紙ベースで契約締結および管理をおこなってきた企業や自治体にとって、不安や課題が少なくないようです。

「ExchangeUSE 電子契約オプション」が解決します！

エンドツーエンドの電子化で効果を最大化

電子契約ツール（システム）を導入して契約締結を電子化するだけではなく、ワークフロー連携で事前の申請・承認から契約書の配布・保管まで、契約締結に関わる一連の業務をエンドツーエンドで電子化。紙の契約書と変わらない効力を有し、改ざんリスクの低い電子契約への移行を経験豊富なエンジニアが支援します。
社内・外への導入説明会でスムーズな移行を支援

電子契約では契約締結業務が大きく変わるため、締結を進める社内の人間はもちろん、締結相手となるお客様や取引先など、双方の理解が不可欠です。「ExchangeUSE 電子契約オプション」では、社内・外を対象とした導入説明会の開催や、わかりやすいマニュアルの提供など、手厚いサポートでスムーズな電子契約移行を支援します。
社内規定や部門ルールを活かして導入可能

ワークフローシステム「ExchangeUSE」をベースに、電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」とAPI連携する「ExchangeUSE 電子契約オプション」なら、既存の複雑な承認フローや細かな部門ルールをできるだけ活かし、社内規定の変更を最小限に抑えて電子契約を導入できます。

電子契約導入で知っておきたいポイントをご紹介した資料をダウンロードできます。

電子契約導入で失敗しないために…… 利用が急拡大する“電子契約”のメリットと導入の注意点

電子契約を導入するうえでのハードルや注意点について触れつつ、これらをクリアして電子契約のメリットを享受するソリューションをご紹介します。

資料ダウンロードページへ

MERIT 01 業務をスピードアップ＆効率化

電子的に作成された契約書であれば、メールなどインターネット経由で契約締結を進められ、印刷＆製本など契約書作成や送付・返送に要する手間と時間を削減して、契約締結をスピードアップできます。
MERIT 02 コンプライアンスの向上

紙の文書に比べて改竄が困難であり、さらに相互監視などの体制強化が可能です。一元管理により締結漏れ、保管漏れ、解約や更新忘れなどのトラブルも防げます。
MERIT 03 コンプライアンス・BCP強化に効果

タイムスタンプを付与してデータベースで厳重に管理され、改ざんや不正廃棄などのリスクを最小化。原本のみ効力を持つ紙の契約書とは異なり、複製ファイルも有効なためBCP強化にもつながります。
MERIT 04 管理性が劇的に向上

必要なものを探し出すのに苦労する紙の契約書とは異なり、物理的な保管スペースが不要で検索性にすぐれています。締結・保管漏れや解約・更新忘れを防止し、管理業務を効率化します。

ＮＸグループの一員であるＮＸワンビシアーカイブスが提供する電子契約・契約管理サービスで、国内の金融機関や大手企業、自治体など幅広い業種・企業規模で導入されています。

社員の雇用延長契約を電子契約に移行したA社の場合

BEFORE

A社では毎年、定年を迎えた100人前後の社員と雇用延長等の契約を締結していますが、社内決裁を経て契約書を送付し、返送された後保管に至るまでに、平均1ヶ月程度を要していました。その中でも特に、紙ベースでの社内申請・回付に手間がかかり、到着確認など本人とのやりとりを含め、人事部門にとって大きな負担となっていました。

申請から契約後保管までの期間平均1カ月
AFTER

ExchangeUSE＋WAN-Signによる電子契約に切り替えた結果、申請から契約後保管に至るまでに要していた期間が3日に短縮され、郵送費や印刷代などのコスト削減も実現。Boxに契約書データを保管・管理することで、検索性や管理性の向上も果たしました。人事部門は、非効率な定型作業を約100人分繰り返すストレスから解放され、残業削減にもつながりました。

申請から契約後保管までの期間3日間