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業務効率化に役立つワークフローシステムは、多くの企業で利用されている。また近年では、内部統制への対応の中で、ワークフローを見直す企業も増えている。
では、ワークフローの効果を最大限に引き出すためには、どのような条件が必要なのだろうか。
1400社以上の導入実績をもつワークフロー製品「ExchangeUSE」を開発・販売する富士電機システムズ株式会社の福島健吾氏に、ワークフロー選びのポイントと、同製品の特徴を伺った。 |
富士電機システムズ株式会社
IT システムセンター
ビジネスプロモーション部
担当課長 福島 健吾
氏 |
ワークフローが乱立するとデメリットも多くなる
業務の流れやルールをシステム化するワークフローシステムは、ミスを減らし、業務の効率化や迅速化を実現する効果がある。会計は、旅費などの経費精算で利用されることが多かったが、最近では利用範囲が広がってきており、人事総務系、購買系など、よりコアな業務にも使われるようになってきた（図１）。
また近年では、内部統制やJSOX法対応といった流れの中で、社内の承認プロセスを見直す企業も増えている（図２）。正確でスピーディーな「申請〜承認〜決裁〜管理」が必要とされているからだ。こうした状況の中で、ワークフローシステムが企業内に乱立して、全体としての統制が難しくなるといった例も出始めていると、富士電機システムズ
IT システムセンター ビジネスプロモーション部 担当課長の福島健吾氏は説明する。
「ワークフローシステムは、情報システム部門からのコントロールが難しい傾向があります。現場各部門が直面する課題を解決するために、安易に手軽な製品を導入されるケースも多いのです。また、特に縦割りの組織では、非常に多数のワークフローが作られることがあり、利用する側にとっても管理する側にとっても、使いにくくなってしまうことがあります。そこで、ワークフローのエンジンを企業全体で共通化することが重要になってきます」
ワークフローシステムの上手な選び方とは
ワークフローシステムは、さまざまなベンダーから提供されている。
ワークフロー上で承認された結果は会計や人事系など、基幹システムに取り込まれていくものだけに、どの製品も他システムに対応するのが一般的だ。カスタマイズによる対応も含めれば、もはや「他システムと接続できて当然」というのがワークフロー製品の最低条件と言えるだろう。
また、ワークフローシステムは、「業務特化型製品」と「汎用で使える製品」に大別される。業務特化型であれば導入時のワークフロー構築なども迅速に行える反面、他の業務への応用が難しい。逆に汎用製品では、柔軟なワークフロー構築が可能だが、各ワークフローを作り込むために導入に際して時間やコスト負担が大きくなる。それぞれ一長一短があるのだ（図３）。
これに対して福島氏は、「何を選ぶかではなく、自社がどのようなポリシーでワークフローを使っていくかを重視すべきです」とアドバイスしてくれた。ワークフローシステムで解決したい課題は何なのか、システムをどのように運用していくのか、といったところから、そのポリシーを決めていくことが重要だ。
管理部門への負担集中を軽減
富士電機システムズの「ExchangeUSE」は、1996 年にリリースされて以来、十数年の歴史を持つ息の長い製品だ。「たいがいのERP
や基幹システムとは接続できる」（福島氏）の言葉通り、導入実績も1400 社を超え、ワークフローシステムとして、すでに高い評価を受けている。
ここで、ExchangeUSE
の特徴を簡単に紹介しておこう。
まず、ワークフローとしての基本であるエンジン部分。信頼性が非常に高く、基幹系に準じた使われ方でも安心して利用できる。
また、前述した「業務特化型か、汎用型か」という意味では、両方の特徴を兼ね備えたハイブリッド型だと言える。「旅費精算」「経費精算」「勤務管理」｢総務人事申請」「総務購買申請」「Web
申請」と、多彩なファミリー製品をもっており、どんなワークフローにも対応できるといっても過言ではない。
さらに、管理用の製品ExchangeUSE
キャビネット」もラインナップし、多様なニーズに対応することができる。Excel をベースにワークフローを作成できる点も、ユーザーには好評だそうだ。
また、他のワークフロー製品にない特徴として、総務など管理部門の業務負担を軽減するための機能を備えている点が挙げられる。
「ワークフローシステムでは、業務負担は管理部門に集中します。現業部門であれば、承認者の立場でも部下の数十人が出す申請に対応すればいいので、たいした分量にはなりません。しかし、さまざまなルートを経て最終的に申請を受け取って処理する管理部門では、そのボリュームが1000
人、1
万人という規模になります。しかもワークフローの最後ということで責任も大きい上に、『仕事を溜めたり止めたりするわけにはいかない』というプレッシャーもあります」（福島氏）
こうしたニーズに、ExchangeUSE
では管理部門専用のユーザーインターフェースを備え、大量の案件の処理を効率的に行えるようになっている（図４）。
「ワークフローの“量”の問題は、情報システム部門よりも、総務・経理などの管理部門の方が非常に困っています。そのせいか、当社にも、管理部門から直接お問い合わせいただくケースが多いですね。管理部門の方々が求めているものが、ExchangeUSE
で実現できると期待されているようです」（福島氏）
対応するシステムや業務が幅広いだけでなく、特に負荷の集中しやすい管理部門の業務負担を軽減する工夫が盛り込まれている「ExchangeUSE」。企業のワークフローシステムを統合、最適化に適した製品といえそうだ。
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