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購買ワークフローを見直してシステム化。
電子調達サービスや人事マスタと連携し、
業務効率向上と購買コスト削減に寄与。

キリン物流株式会社 総務部 総務担当 部長 岡本和大 氏（左） 情報システム部 情報企画担当 真柴好章 氏（中央）
経営企画部 経営企画担当 高柳豊 氏（右）

全国約90 ヶ所の拠点網を通じて、キリングループの物流を担うキリン物流株式会社。2007 年に、購買に関するコスト削減を目指して、新たな購買システムを立ち上げました。そこには「ExchangeUSE 総務購買ワークフロー」が採用され、人事マスタやグループウェア、さらにはキリングループ全体が利用を推進している電子調達サービス「TradeXpress」とも連携。業務効率向上やコスト削減はもちろん、グリーン購入の推進や内部統制の強化などにも役に立っています。

導入のポイント
	電子調達サービスとシームレスな連携
	電子調達サイト「TradeXpress」やグループウェア「サイボウズ」を含めたWeb 画面上でのシームレスな連携処理が実現し、エンドユーザーの負担が軽減された。
	カスタマイズ不要で複雑なワークフローを管理
	購入後の「検収確認」がカスタマイズ不要で行えるなど、複雑なワークフローにも対応できる。
	人事マスタと連携したスピーディーな権限管理の変更
	人事システムの情報をデイリーで取り込むことにより、迅速かつ的確な権限管理を実現。また、基幹系との連携でデータの自動的な移行を実現。
	購買担当スタッフの業務負担が減少
	社員各自が購買申請を行うようになり、各営業所で購買を担当していたスタッフの業務負担が減った。

カスタマイズ不要で購買ワークフローを構築し、コスト削減をめざす

「ExchangeUSE 総務購買ワークフロー」を導入するに至った経緯を、キリン物流株式会社（以下、キリン物流）経営企画部 経営企画担当 高柳豊氏は次のように説明しています。

「そもそものきっかけは2005 年、社内の業務効率化を通じて30% のコスト削減を行おうというプロジェクトが立ち上がったことに始まります。2006 年には、そのフェーズ2 として各業務ごとの具体的なプロジェクトとなり、我々は購買業務のコスト削減に取り組んできました。その中で、購買に関しては、コスト削減に加え、CSR の観点からグリーン購入の推進、そして承認プロセスのワークフロー整備による内部統制強化といった目的も加わっています」

キリン物流には全国約90 ヶ所の拠点があり、これまではそれぞれの地域で全国7 ブロックにある支社レベルで購買業務を行っていました。それを本社に集約し、一括購入とすることで、コスト削減が期待できます。また、グリーン購入に関しては、対応する商品を優先的に表示するなどの仕組みを作ることで推進が図れます。内部統制については、購買ワークフローを整備し人事情報と連動した権限管理を行うことで、強化できるというわけです。

「申請者にとっては気軽に購買申請をできるように、経理担当者にとっては作業負担を軽く、そして管理職にとっては、ワークフローを固めることで事後承認となる不安をなくすこと。これらの目標を満たすシステムに作りたいと考えていました」と、情報システム部 情報企画担当 真柴好章氏は言います。

複雑なワークフローや、社内外の他のシステムとの連携にも対応

一方、キリングループとしての条件もありました。購買に関しては、電子調達のASP サービス「TradeXpress」を活用することが推奨されています。こちらは、グループ全体での一括購入という形でコスト削減を目指す動きです。さらに、購買とは別にグループウェアの再考も同時に進められていました。

キリン物流では各社のワークフロー・ソリューションを比較検討しました。そこで選ばれたのがExchangeUSE とサイボウズの組み合わせです。決定の決め手は、カスタマイズを最小限に抑えながら、「検収」も含めた複雑な承認プロセスを実現できることでした。

「ExchangeUSE では、それが標準で用意されているのです。TradeXpress や社内の経理システムとの連携など、一部ではカスタマイズが必要でしたが、あとはほとんどノンカスタマイズでできます」と高柳氏は説明しています。

今回のシステムでは、人事情報は夜間バッチで取り込むようになっており、人事異動があっても翌朝には承認プロセスの変更に対応できるので、内部統制上も安心です。

内部統制対策にも貢献利用者にも承認者にも使いやすいシステム

「新システムの利用実績も毎月のように増え続けています。現在約1,400 ユーザーが登録されています。新システムでは内部統制に沿ったフローとなり、現場の不安もなく、承認者にも不安なく使ってもらえるようになったと感じています」と、総務部 総務担当 部長 岡本和大氏は言います。

また、真柴氏は、「ワークフローというと重たいという印象があったのですが、ExchangeUSE はレスポンスも軽くて良いですね」と、システムの動作についても高く評価しています。

この新購買システムでは、エンドユーザーに対する社内サポート窓口をサイボウズ上に設けているのも特徴です。Q&A コーナーが用意されているほか、管理サイドからの情報もサイボウズのポータルに新着メッセージとして各ユーザーに届くようになっています。

「我々のチームは人数が少ないので、電話対応より効果的だと考えて、当初からサポートをサイボウズ上で行うようにしています。利用促進の施策としては、現場に近い層から普及を目指しています。そうすれば、必然的に管理層も使うことになります。」（高柳氏）

※※※

キリン物流では、引き続き新購買システムの適用範囲を段階的に拡大していく予定です。すでに第二弾として一般購買関連に新システムを適用する準備が着々と進められており、さらに次の段階も計画されているとのことで、そう遅からず実現する見通しとなっています。

一方、購買システムとは別に、稟議などを行う社内ワークフローシステムの計画も進んでおり、そこでも購買システムでの実績を受けて、「ExchangeUSE Web 申請ワークフロー」が検討されています。

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