ワークフローシステム導入事例：Web申請ワークフロー・文書管理システム連携―ジャパンシステム株式会社様

ジャパンシステム株式会社は40 年近くの歴史と豊富な実績を持つIT サービス事業者です。業界では老舗といえる同社ですが、常に業務革新への努力を続けています。 2007年には社内の申請システムを一新し、これまでのシステムでは実現できなかった完全ペーパーレス化を可能にしました。新たな申請システムでは「ExchangeUSE Web 申請ワークフロー」を採用し、総務や財務など各部門でExcel を用いた帳票作成を実施、Web 帳票類を迅速に揃えることができました。

導入のポイント
	Excel ベースの帳票作成で完全ペーパーレス化
	Excel を利用することで各部門で手軽に帳票を作成できるようになり、迅速に完全ペーパーレス化を実現した。
	内部統制強化と基幹システム連携
	Excel 帳票によって、入力項目の説明や入力された数値のチェックなどが可能になり、基幹系システムまで一貫した処理を実現。内部統制を強化できるようになった。
	権限の変更や委譲など柔軟なワークフローに対応
	ワークフロー処理の途中からでも権限の変更や委譲などが可能になり、業界特有の頻繁な人事異動、急な出張にも対応できるようになった。
	ExchangeUSE キャビネットで会計監査に対応
	ExchangeUSE キャビネットを利用して過去のデータを蓄積。社内の情報・ナレッジの共有をはじめ、会計監査に対応できる仕組みを構築。

完全ペーパーレス化など
内部統制の目的に合った申請システムを検討

ジャパンシステム株式会社（以下、ジャパンシステム）では、2007年に内部統制を強化するため会計システムをリニューアルしました。その後、財務会計に関連する他システムについても対応を進めているところです。「ExchangeUSE Web申請ワークフロー」を導入したのも、その一環です。

「当社では、約650 名の従業員の8割余りがエンジニアです。営業部門、バックオフィス部門は完全フリーアドレス化されているため、書類を机の上に置いておくわけにはいきません。紙の書類を使っていては確実に本人に渡すことが難しいため、完全なペーパーレス化が必要でした」と、執行役員管理本部長兼財務部長の山城隆志氏は言います。

ジャパンシステムでは短期間で完全ペーパーレス化を実現したいと考えており、より効率的に帳票を作れるシステムが求められていました。

そして、各種のワークフロー製品を検討した結果、最終的に選ばれたのがExchangeUSE Web申請ワークフローでした。

従来から利用していたExcel を活かし、
総務や人事などの各部門自ら帳票を作成

ExchangeUSE Web申請ワークフローを採用した新たな申請システムは、2007年3月に運用が開始されています。

完全ペーパーレス化を目指した帳票開発は、各部門でExcelワークシートを駆使して行われました。導入後、まず最初に研修を行い、その翌日から早速、帳票作成を進めていきました。2007年8月の時点で、作られた帳票数は70 余り。この中で、情報システム部が作ったものは、わずか数件。残りは、すべて経理部や人事部といった各部門担当者で作成されたそうです。

「情報システム部門だけで作っていたら、必要な帳票を作り終えるのに1～2 年かかると見積もっていました。それが、わずか1～2カ月でほぼ完了したのです」と横山氏は言います。総務や財務などのバックオフィス部門には、多数のExcelのエキスパートがいます。その腕前を駆使して、手早く帳票を作っていったということです。

Excelならではの工夫も凝らされています。山城氏は、その一端を紹介してくれました。

「2 枚目のシートに入力例や使い方を書くなどして、初めて触れる帳票でも手軽に入力できるようになっています。紙の帳票では、受け取った各部門で手入力が必要となるなどの負担がありましたが、それもなくなり、入力ミスも減らすことが可能になりました。また、Excelのメリットとして、業務委託で社外勤務している社員も、オフラインで申請書が記入できるので便利です」

入力が済んだワークシートは申請システムに取り込まれ、ワークフローに沿って処理が進められていきます。ExchangeUSEを用いることで、導入前のニーズだった「柔軟な権限委譲」「リアルタイムでの権限設定反映」などを満たすことができました。

「承認者の権限などを代理設定する際、各書式ごとに違った人を選ぶことができるので、非常に便利です。また、複数の役割を兼任することも可能なので、異動の際にも一時的に兼任させることができるようになりました」

ExchangeUSE キャビネットを利用し、
会計監査に対応できる仕組みを構築

ワークフローを経たデータは、最終的に財務システムへ自動的に入力されます。システム間連携によって、二重帳簿になる心配もなくなりました。さらに、ExchangeUSEキャビネットを使い、過去のデータを蓄積しておくことで、アシスタントの作業や人事異動の際の引き継ぎなども効率的に行えるようになりました。ExchangeUSEキャビネットは、内部統制で重要な外部監査に関しても大いに役立っています。

「監査法人に対し、専用のアカウントを用意してあります。監査の際には、このシステムを使って自由に見てもらえるようにしたのです。『誰が』『いつ』承認したのか、却下や差し戻しなどがあれば、その情報も含めて、全て見てもらえます」

ジャパンシステムが完全ペーパーレス化を進めているのは、社内の承認手続きや意思決定プロセスを透明化する、という目的もあるのです。

ジャパンシステムでは、財務関連に続いて購買関連のワークフローシステムも構築を進めています。

「購買ワークフローが完成したら、さらに数種類の帳票を追加します。これで、ほぼ完全にペーパーレス化が完了します。紙が残るのは、対外的な帳票類だけです」