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ワークフロー製品は6年間で2回検討しています。
そのたびにExchangeUSEを選んでいるのはなぜかというと・・・
業務推進部 経理グループ長 増田聡 氏（左）
情報システムグループマネージャー 水上隆 氏（右）
「ルル」「プレコール」「新三共胃腸薬」「リゲイン」など数多くのロングセラー商品を持つ第一三共ヘルスケアは、業界再編が行われる中、経費精算ワークフローとしてExchangeUSEを継続して使ってきた。中央区日本橋の同社を訪問、ExchangeUSEを採用する理由について伺った。
| インタビューサマリー |
・ExchangeUSEで年間６万枚の伝票を処理
・ゼロスタートで導入製品を検討
・ExchangeUSEの安定性を評価
・ExchangeUSEをどう活用しているか |
ExchangeUSEで年間6万枚の伝票を処理
第一三共ヘルスケアではExchangeUSEを
どのようにお使いですか。
「旅費・経費精算ワークフロー」を会計システム（OBIC7）に連携させて使っています。ユーザーは全社員約400名で、日々発生する経費立替や旅費立替の精算、請求書支払い等に活用しています。 ExchangeUSEで処理する帳票数は月間では4千〜5千枚、年間にすると5万〜6万枚ほどです。
ExchangeUSEを使い始めたのはいつからでしょうか。
ExchangeUSEの導入は過去2回行っています。最初に導入したのは2004年10月、ゼファーマの発足時でした。（注：ゼファーマは藤沢薬品と山之内製薬が合併したアステラス製薬のヘルスケア部門の会社）
2007年4月に第一三共ヘルスケアとゼファーマが合併し、現在の第一三共ヘルスケアとなりましたが、その際にも会計システムのフロントシステムとしてExchangeUSEを再度採用し、今日に至っています。
ゼロスタートで導入製品を検討
ではまず最初の導入について伺います。
ExchangeUSEを選んだ経緯をお聞かせください。
ゼファーマ設立の1年前から、新会社設立に向けてプロジェクトが始まりました。システムに関しては、正味3ケ月とい引覗られた時間の中で、全くのゼロからすべてを検討、決定、構築まで行うというタイトな状況でした。
論議を重ね、まず基幹システムが決定しました。さらに、ユーザーが簡単に入力できるように、会計システムに連動したフロントの仕組み（ワークフロー製品）も用意しようということになりました。 正直申し上げて、その時ワークフロー製品に大きな期待があったわけではありません。ただ2点、「会計システム（OBIC7）と親和性があること」「ユーザーに優しい、わかりやすい操作であること」、これをカバーできていれば十分と考えました。
ExchangeUSEはオービック社から紹介を受けました。検討した結果、上記2点を申し分なく満たす製品であることが確認できたため導入となりました。
ExchangeUSEの安定性を評価
2007年の合併の際にもExchangeUSEを選択されました。
どのような経緯だったのでしょうか。
前回はゼロからの構築でしたが、今回はそれぞれの会社が持っていたシステムの取捨選択を行いました。
前回以上に議論を重ね、すべてを総合的に判断した結果、会計システムはOBIC7を採択しました。それに連動するワークフロー製品については、過去問題なく稼働してきたExchangeUSEをはずす理由はなく引き続き採用することになりました。
私たちがExchangeUSEを評価しているのは、プラスの要素というょりは、むしろマイナスがないという点です。短期間に膨大な業務をこなさなければならない状況下では、トラブルなく安定して動いてくれることは何より大きなメリットです。
合併によってユーザー数は200名から400名と倍になり、拡張では追いつかず新たに構築を行いました。データ移行は過去のノウハウがあったので比較的スムーズに導入を行うことができました。
ユーザーの反応はいかがでしたか。
おおむね好評で、特にクレームはありませんでした。ただ、これまで業務に合わせたフルカスタマイズのワークフローを使っていたユーザーにとっては、カスタマイズをほとんど行わなかったExchangeUSEは少し物足りないと感じたかもしれません。
しかし、今回はコストと工数の効率化を優先しなければならず、ユーザーにはその点を理解していただきました。とはいえ、ExchangeUSEにはデフォルトの項目に加えてカスタマイズ可能な項目もあるため、ある程度調整できたので助かりました。
ExchangeUSEの機能をどう活用しているか
使っていてこれは便利だという機能はどこですか。
便利に感じている機能は、今思いつくところは3つあります。
- 旅費規程基づく日当計算ができること。
当社では役職やエリアによって出張の日当金額が違います。これを旅費規程に基づいて自動計算する機能は助かっています。入力者の手間だけでなく管理側の負担も軽減してくれています。
- 交通費が項目別に分析できること。
高速料金、駐車料金、タクシー代など、交通費の項目を細かく設定できて分析にも使えます。
- モデル伝票があること。
モデル（ひな形）登録も便利です。コピーすることで伝票作成を省力化しています。
「部門決裁システム」をオプションで選ばれていますが､
これは活用していますか。
活用しています。承認機能や、伝票が入力されたかどうかなど、ステータスを管理できる点、検索条件を設定して必要な情報だけをCSVでダウンロードできる点が便利ですね。
今後の展開をお聞かせください。
引き続き旅費・経費精算ワークフローを活用したいと思っています。現在は経理関係だけですが、ExchangeUSEのラインナップはどれも同じインターフェイスで操作できるということなので、導入のメリットは十分にあります。何か良い提案をしていただければと思っています。これからもどうぞよろしくお願いします。
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