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旅費精算業務をワークフロー化し、
事務処理の効率化、会計システムとの連携を実現。
持株会社体制下での一括管理も可能に。

シチズン時計株式会社 時計事業企画本部 情報システム部 統合企画二課 担当課長 浅見利男氏（左）
シチズンホールディングス株式会社 人事部人事課 課長 永福則人氏（右）

シチズンホールディングス株式会社様は、腕時計などをはじめとする精密機器やその技術を活かした電子・情報機器などにおいて、さまざまな製品を提供しています。2001年に、それまで紙ベースで処理を行っていた旅費申請手続きを「ExchangeUSEワークフロー 旅費精算システム」を導入して電子化。会計システムとの連動、業務効率の向上、内部統制への対応、持ち株会社体制下での複数社管理などを実現しています。

導入のポイント
	ワークフロー専用製品による処理効率の高さ
	使用していたグループウェア（Lotus Notes / Domino）を使ったワークフローでは実現できなかった、従来の書式や申請内容を引き継いだシステムの構築が可能になった。
	グループ会社を含めた複数社管理を効率良く実現
	大規模ユーザーの管理が可能なだけでなく、一部事業の分社化、さらには持株会社制への移行をにらみ、複数社の管理を効率よく実現できた。
	会計システムと接続することで業務効率を向上、内部統制も実現
	旅費精算申請システムのデータをそのまま会計システムに移行できるため、データの再入力などの手間がなくなった。また、不正なデータの混入や入力ミスを防ぎ、内部統制を実現できた。

グループウェアではできなかった、高度なワークフローを低コストで実現。

「ExchangeUSE 旅費精算システム」の導入経緯に関して、シチズン時計株式会社（以下、シチズン） 時計事業企画本部 情報システム部 統合企画二課 担当課長の浅見利男氏は次のように語ります。

「導入前は書類を利用して随時申請を受け付ける形でした。また、申請に対して即時現金で精算を行っていました。このため、申請を処理する経理部ではほぼ毎日旅費申請のための作業が発生しており、なおかつその処理のためにある程度の現金を手元に用意しておく必要がありました。また、申請を行う側においても、経理への申請を行い、現金を受け取るための作業と時間が必要になるなど、業務の非効率化の原因になっていました」

旅費精算システムを電子化し、週1回のルーチン作業化することで、業務の効率化が望めます。また、経理部に常に現金を用意しておく必要もなくなるわけです。

こうして旅費申請の電子化の検討が始まりました。当初は、すでに導入していたグループウェア（Lotus Notes / Domino）の機能を利用して構築することを検討しました。

「旅費精算はその後の経理業務と連携する必要もあるため、できる限りそれまでの書類に近い書式や項目を再現する必要がありました。しかし、グループウェアの機能ではそれを再現できませんでした」とシチズンホールディングス株式会社 人事部 人事課 課長の永福則人氏は言います。

従来の申請書類の書式に近い形で申請できるシステムを構築するためにさまざまな製品を検討した結果、ExchangeUSE 旅費精算システムを利用してシステムを構築する案が採用されました。

「さまざまなワークフロー製品を検討しましたが、他の製品では『その製品の持つ機能に社内の業務を合わせる』ような形になるものがほとんどでした。ExchangeUSEではそのようなことはなく、また、申請を行う際のインターフェイス画面に関しても画面設計でExcelのワークシートを元に構築できるツールがあるため、それまで利用していた申請書類のひな形ワークシートを元に画面を設計できるなど、これまでの業務の流れをできる限り変えずに導入できることが採用のポイントでした。また、他の製品と比較して導入コストが低かった点も魅力でした」（浅見氏）

約2,500人の社員が利用。経理部門の業務負担を軽減。

「現在、約2,500人の社員が利用しています。導入当初は使い方に関しての質問などはありましたが、使いづらいなどのクレームはありませんでした」（永福氏）

また、それまでは申請書類に従って処理を行ったあと、会計システムに経理部が処理を行ったデータを入力していましたが、精算処理の電子化に伴いユーザーが入力した申請データをそのまま会計システムに引き継げるため、転記の際の入力ミスなどがなくなり、経理部の負荷が減少しました。

2005年にはシステムのバージョンアップの際には、他社製品の導入も検討されましたが、結局ExchangeUSEの良さが再認識されました。

「バージョンアップの際、当社の会社組織の変更により、一部の事業部を分社化することが決まっていました。ExchangeUSEではすでにこのような会社形態に対応する機能があったのですが、他の製品では満足できる形で実現できませんでした」（浅見氏）

内部統制にも効果を発揮。持ち株会社体制下での一括管理も実現。

2007年4月、シチズン様は持ち株会社制へと移行しました。持株会社化に伴う各社の業務フローの再構築作業も、共通の申請フォームを利用しながら各社ごとに最適な業務フローを設定できるExchangeUSEの機能やFFCのサポートによって、スムーズに実現できました。

また、JSOX法施行等による内部統制に関しても、業務の承認プロセスを明確にできる旅費精算システムは効果を発揮します。

「内部統制に関しては、実はシステム導入の当初は、あまり重要な項目としては考えていなかったのです。世間で『内部統制』が騒がれはじめた頃には、すでにExchangeUSEが稼働しており、旅費精算システムと会計システムが連携していましたので、内部統制のことを心配する必要がありませんでした」（永福氏）

情報系システムは、その導入メリットが見えにくいと、よく言われます。しかし、シチズン様の場合は、人的作業負担の軽減、入力ミスの減少、現金での移動がなくなるなどの業務の効率化、また、内部統制の実現の面からみても大きな投資効果を挙げていると言えます。

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