柔軟な権限や承認ルートなど、金融機関特有の複雑なワークフローに対応。Excelを活用し、1書式20分程度で帳票開発。

システム部システム開発グループグループ長山根弘義氏（中央）
システム部システム開発グループ副調査役平井剛史氏（右）システム部システム開発グループ山形亜紀氏（左）

島根県と鳥取県、そして山陽地方や兵庫県まで、主に中国地方で148あまりの店舗ネットワークをもつ地方銀行、山陰合同銀行。
2006年4月から実施している中期経営計画の一環として、申請業務のスピードアップやペーパーレス化を目的とした申請システムを、「ExchangeUSE Web申請ワークフロー」によって構築しました。
金融機関では複雑な権限関係や承認ルートが必要となりますが、この申請システムでは、そういった環境にも柔軟な対応が可能となっています。

導入のポイント

金融機関の申請業務にも柔軟に対応

職位以外に与えられる権限や、同一役職名が本店・支店で異なる決裁権限を持つといった環境にも、柔軟な権限設定で対応を実現。
分かりやすいワークフローと進捗確認

書式ごとに申請ルートを設定。申請者自身がワークフロー上のどの段階まで進んでいるかという進捗を把握できるようになった。
決裁業務のスピード化とペーパーレス化

電子申請の実現で申請業務を迅速化し、また同時に紙書類の取り扱いを減らすことにも成功。
Excelによる帳票開発の効率化

Excelを活用することで、1書式あたり20分程度で帳票を開発。開発工数を大幅に削減し、導入までの期間を短縮。

複雑な承認ルートにも柔軟に対応し、迅速な処理を実現する承認システム

山陰合同銀行では、中期経営計画の一環として、申請システム構築に取り組むことになりました。

「中期経営計画に沿った取り組みとして、社内のペーパーレス化を推進し、申請業務を迅速に処理することを目指しました」と、システム部システム開発グループグループ長の山根弘義氏はワークフロー導入の目的を語ります。

申請業務の電子化については、個人情報を扱うことの多い銀行ならではのニーズがありました。

「顧客の機微情報、すなわち個人情報の中でも特に重要視される情報が申請ルートに流れていないかどうかをモニタリングできるようにすることも非常に重要です。そのためには、電子的な申請システムが必須でした」（山根氏）

山陰合同銀行の求めていた申請システムの要件について、システム部システム開発グループ副調査役の平井剛史氏は、次のように語ります。

「例えば、柔軟な決裁権限の設定が必要でした。『内部管理責任者』など、職位によらない立場での決裁権限もありますし、同じ『部長代理』という呼称であっても、本店と支店では決裁権限が大きく異なります。また逆に、本店の副部長と支店の副支店長が店舗内の決裁ルート上では同じ立場となります。こうした複雑なルートがありますので、それらに柔軟に対応できることが必須でした」

また、システム部システム開発グループの山形亜紀氏は、次のように説明しています。

「大きなポイントとしては、決裁の分かりやすさ、操作性、そして柔軟性の3点です。分かりやすさとしては、申請する側にも、決裁する側にも分かりやすいことが条件です。そのため、書式ごとに決裁ルートを決められることが条件となりました。また、操作性に関しては、承認ルートの追加や削除なども容易に行えることが重要です。ワークフローの柔軟性としては、代理承認や追認などに対応できることも必要でした」

金融機関では、一般的な企業よりも申請ルートが長くなりがちです。特に近年では、コンプライアンス（法令遵守）の観点から、申請ルートが以前にも増して長くなってきています。申請・決裁の処理を迅速に行うためにも、システムを使う従業員が直感的に理解して使える「分かりやすさ」や「操作性」は非常に重要な条件となります。

Excelを使って、帳票を容易に開発。他の金融機関への導入実績も評価

山陰合同銀行では半年ほどの期間をかけて複数のベンダーの製品を比較検討し、その結果ExchangeUSE Web申請ワークフローの採用を決定しました。

「他社の製品はカスタマイズが難しかったり、あるいは逆にエンジンだけ提供されていてコンパイルやコーディングが必要だったりと、我々の求める機能が備わっていませんでした。その点、ExchangeUSE は機能面で行き届いていると感じましたし、すでに他の金融機関での採用実績もあって、安心して採用することができました」（平井氏）

山陰合同銀行では、申請システムの全社導入に先立ち、システム部においてExchangeUSEのテスト導入を実施しました。

「部内のみで用いられる10種類ほどの書類を電子帳票化して試験的に使ったところ、かなりの手応えを感じました」（平井氏）

並行して、システム部のスタッフは各部門へのヒアリングを行い、電子化すべき帳票の洗い出しを実施しました。全部で約200 種類の書類があり、そのうち43種類の帳票をワークフローにのせることに決定しました。

帳票作成や承認ルートの設定を主に担当したのは山形氏でした。

「紙書類のベースとなっていたExcelのワークシートを取り込み、GUIで承認ルートを設定できるなど、非常に手軽にワークフローにのせることができます。短ければ20分足らずで1つの帳票を作ることができました」と、ExchangeUSEの使い勝手を高く評価しています。

最終的には70の帳票をワークフローにのせる予定です。

148の拠点で約2000人が利用。SQL Serverとの連携も視野に…

帳票や申請ルートの整備と並行してマニュアル作成やエンドユーザーの教育などを行い、2007年10月から、本店を皮切りに全行での申請システム運用が開始されました。現場の反応も、「期待の声をもって迎えられました」（平井氏）と、上々です。

山根氏も、「運用を開始すれば、机の上に書類を山積みされることが減ってくることでしょう」と、決裁する側の立場としての期待感を代弁しています。

＊　＊　＊

山陰合同銀行では今後の拡張も視野に入れています。

「現状申請システムは、Active Directoryによる認証と連携し、シングルサインオンを実現しています。今後はデータ連携を進めるなど、ExchangeUSEの拡張性を活用していく方針です。採用時のポイントでもあったのですが、我々はSQL Serverを使っていますので、ExchangeUSEとSQL Serverを連携させたいと考えています」（平井氏）

ExchangeUSEと他システムとの連携により、山陰合同銀行の業務はより迅速かつスムーズになっていくことでしょう。

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